Заверенная копия трудовой книжки часто требуется в пакете документов, необходимых для оказания той или иной государственной услуги населению. При оформлении ипотечного кредита банкир может попросить заверить трудовую книжку по документам. Кроме того, заверенные копии требуются при подаче заявок на различные гранты. Поэтому важно знать, как именно заверять копии трудовых книжек.
Где заверить копии документов нотариально
Как правило, копия трудовой книжки заверяется непосредственно в отделе кадров компании, где вы работаете. Копии трудовой книжки заверяются без подачи письменного заявления. Достаточно устной просьбы. Однако в крупных компаниях вероятность того, что такая справка потребуется, очень высока.
Специалисты, занимающиеся подобными вопросами, обязаны в течение трех дней предоставить копию документа, заверенную личной подписью руководителя компании и официальной печатью фирмы. Без этих признаков копия работы не будет считаться действительной.
Поскольку малые и средние предприятия, физические лица и индивидуальные предприниматели сами не имеют отдела кадров, заверение копий трудовых книжек может осуществляться непосредственно бухгалтером или самим предпринимателем.
Заверение копий трудовых книжек: второй способ
Существует еще один способ заверения копии трудовой книжки. Она может быть заверена один раз с помощью последней карточки. Этот вариант проверки предусматривает, что все без исключения страницы скопированного документа должны быть пронумерованы и прошнурованы. Код подтягивается к последнему листу, прикладывается небольшой прямоугольный лист бумаги, на котором ответственное лицо ставит печать и подпись. Кроме того, необходимо сделать надпись о номере и количестве пронумерованных листов. В этом варианте заверения копий каждая страница оригинала копируется на отдельный лист бумаги формата А4.
Следует отметить, что правильно заверенная копия трудовой книжки должна иметь прямую печать валидатора на самой копии. Если печать находится в поле под копируемой страницей, копия не будет считаться правильной.
Как правильно заверить копию трудовой книжки, если человек над ней не работает
Часто заверенные копии документов требуются людям, которые по разным причинам не работают, например, пенсионерам. Как заверить документ в таких случаях? Очень просто. Необходимо сделать копию каждой страницы оригинала и приложить ее к последнему месту работы. Бухгалтер или специалист отдела кадров выполняет всю процедуру заверения в соответствии с законом, но на последней странице указывает, почему человек больше не работает. Если копия не была заверена по последнему месту работы, ее можно заверить нотариальным актом.
Отсюда следует, как правильно заверяется копия трудовой книжки:
Теперь вы точно знаете, как правильно заверить этот документ. И самое главное — всегда проверяйте правильность заверения, ведь иногда могут быть неточности.
Правила копирования валидации реестра и образцов документов
Согласно действующему трудовому законодательству, оригинал трудовой книжки хранится по основному месту работы каждого работающего гражданина. Ответственность за сохранность данного вида документа несет руководство предприятия или организации, то есть работодатель. Естественно, оригинал не выдается работнику до окончания срока действия договора (увольнения).
Но как быть с сотрудниками, которым необходимо предоставить документы, содержащие информацию об их трудовой биографии? А кто хочет получить грант или оформить кредит? Во всех этих случаях требуется копия книжки, заверенная по всем правилам. Копии обычно делает отдел кадров или опытный руководитель (если речь идет о компании).
Как происходит авторизация?
Вдохновителем заверенной копии всегда является сотрудник, которому нужен такой документ. Согласно вышеупомянутому постановлению правительства, работник обращается к администрации с соответствующим заявлением, в котором кратко излагает просьбу о выдаче копии трудовой книжки.
Важно понимать, что работник имеет право получить оригинал в единственном случае в день окончательного расчета. Во всех остальных случаях должна быть выдана копия.
Если в юридическом лице есть такой отдел, заявление можно подать как администрации, так и начальнику отдела кадров. Для небольших корпораций копия выдается администрацией или другим уполномоченным лицом.
Согласно постановлению правительства 225, копия должна быть выдана уполномоченным лицом не позднее трех дней с момента подачи заявления. В некоторых случаях копия может быть выдана после непосредственного устного раскрытия информации боссом, но это исключение из правил и не является общепринятой практикой. Устное раскрытие информации чаще всего используется в небольших компаниях и организациях, где все друг друга знают и существует взаимное доверие.
Следует также понимать, что не всегда необходимо выдавать полные копии.
Копии отдельных страниц или только одной страницы — все зависит от конкретного случая. Например, может быть достаточно скопировать только те страницы, на которых отражена трудовая деятельность за определенный период времени. В этом случае копируется первая страница с указанием сотрудников. Затем копируется страница с указанием периода работы.
Поскольку копия выглядит нечеткой и некоторые записи трудно различить (они написаны от руки), рекомендуется ввести текст в компьютер — так копия будет легче читаться.
Рекомендация.
Можно ли записать премию в трудовую книжку спустя годы после события (работник отказался от печатной книжки)?
Работник работал в организации с 2008 по 2020 год; в 2017 году он был премирован работодателем. Его трудовая книжка не была зарегистрирована ни в 2017 году, ни при увольнении. В 2021 году он был принят на работу повторно и предоставил сведения о своей истории (которые были перенесены в электронную трудовую книжку). В 2025 году он запросил реестр наград. Можно ли предоставить этот список сейчас? Какую ответственность может понести работодатель за то, что регистрация не была проведена раньше?
Проблемная работа в трудовой книжке
В чем разница между оригиналом документа, его копией, копиями (печатными, электронными, заверенными) и цитатами? Приведите примеры различий в оформлении и юридической силе этих вариантов.
Профессиональный менеджер по работе с документами, документовед, приглашенный лектор РЭО при Президенте РФ.
Рассылка документов сотрудникам по почте
Как отправлять документы сотрудникам по почте? Когда это обязательно и возможно? Какие виды почтовых отправлений существуют? Как проверить задание и где хранить эти документы? Эти и другие практические вопросы рассматриваются в данной статье.
Рассылка документов сотрудникам по почте
Как отправлять документы сотрудникам по почте? Когда это обязательно и возможно? Какие виды почтовых отправлений существуют? Как проверить задание и где хранить эти документы? Эти и другие практические вопросы рассматриваются в данной статье.
Новые правила хранения трудовых книжек
С сентября 2021 года вступают в силу новые процедуры ведения и хранения книг. Существенных изменений не произойдет. По сути, он включает в себя правила существующего порядка заполнения трудовых книжек и правила его соблюдения. Некоторые требования будут отменены, например, необходимость заверять все записи в трудовой книжке при увольнении, заверять печатью и штампом бланки книжек и дневников (журналов) для учета движения. Обновлены записи в самих трудовых книжках, включая обучение, увольнение и удаленную работу. Также утверждены новые форматы трудовых книжек и вкладышей к ним. Мы рассказываем обо всех важных нововведениях, о которых необходимо знать HR-менеджерам, и цитируем экспертов в области трудового права, кадрового делопроизводства и хранения документов.
Главный редактор журналов «Кадровая служба», «Управление персоналом» и «Юридический справочник руководителя».
Национальный стандарт ГОСТ Р 7. 0. 97-2016
Правила, как заверить трудовую книжку 2022 года, установлены действующей редакцией ГОСТ Р 7. 0. 97-2016, утвержденной приказом Ростандарта № 2004-ст от 8 декабря 2016 года.
Данный шаблон был изменен только 1 июля 2018 года и с тех пор не корректировался.
Полный текст действующей официальной версии этого нормативного акта приведен в блоке ниже и может быть скачан по ссылке.
Скачать образец трудовой книжки 2022 для правильной аттестации.
Эксперты компании «Главбух» разработали рекомендации по внесению изменений и дополнений в трудовые книжки.