Если запрашивается документация или цитаты, ответное письмо может сопровождаться несколькими листами документации (включая такую документацию). В заключение письмо датируется и подписывается генеральным директором компании с расшифровкой и печатью.
Ответ на письмо может дать только тот сотрудник (представитель) компании, на имя которого был сделан запрос и которому были направлены ответы на вопросы.
В таких случаях ответ должен написать человек, замещающий работника. В ответах на исследовательские письма рекомендуется использовать «зеркальный» метод, то есть те же стилистические приемы, речевые обороты, переносы, термины и т. д., что и в тексте.
Сроки ответа на письменные требования по Закону о защите прав потребителей.
О том, как составить ответ на представление прокуратуры об исключении нарушений, читайте здесь.
О том, как составить ответ на письменное обращение в налоговый орган, читайте на сайте https: //novocom. org/dokumenty/otvety-na-obrashheniya/.
Соблюдение этого условия будет принято только в том случае, если запрос составлен грамотно. Не стоит отвечать на полученные письма с одними и теми же ошибками и описками. Ведь неправильно указывать, кто именно разбирает вашу ошибку. Это плохое правило стиля.
Постарайтесь правильно выразить свои мысли в письме. Оно должно быть максимально коротким, но исчерпывающим. Деловой стиль изложения сути — обязателен. Старайтесь обращаться к соискателю как можно более любезно и сдержанно. Избегайте лишних фраз, которые не имеют смысла и не относятся к сути заявки.
Внимание! Ответы на заявки ни в коем случае не должны содержать грубую и ложную информацию.
Какие виды ответных писем существуют и в чем их особенности
На практике существует несколько типов ответных писем в информационных заявках.
Разница между этими двумя категориями ответов заключается в их содержании. Так, в случае положительного решения в содержание запрашиваемой информации вносится максимально возможный объем сведений, а также дается полный ответ на поставленный вопрос. Следовательно, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью удовлетворен без лишних дополнительных вопросов.
Главная особенность и различие между этими письмами и их разновидностями заключается в их содержании, в том, что информация запрашивается. Поэтому при составлении утвердительного письма следует давать максимально полные и развернутые ответы на поставленные вопросы.
И наконец, заявитель не должен ставить под сомнение содержание предоставленной информации. Напротив, при составлении отрицательного ответа на запрос основное внимание уделяется причинно-следственной части запроса, поскольку запрашиваемая информация по каким-либо причинам не предоставляется.
По возможности, при отрицательном решении заявителю даются указания, куда обратиться для получения запрашиваемой информации.
См. видео. В каком формате необходимо предоставить документы, запрашиваемые налоговыми органами?
Как правильно подготовить ответное письмо.
Формат ответного письма следующий.
Внимание! Наши эксперты-юристы помогут вам бесплатно 24 часа в сутки по любому вопросу. Дополнительная информация.
Ответные письма оформляются либо на белых чистых листах формата А4, либо на фирменном бланке организации. Последний вариант выглядит компактнее и быстрее (нет времени на ввод данных о компании).
В конце письма в ответ на запрос руководитель или руководители должны его подписать. С 2016 года требование о наличии печати на таких письмах больше не действует.
Как создать заявку на запрос документов?
На письме указывается дата подписания и присваивается порядковый номер. Его можно использовать для идентификации в календарях исходящей почты в случае утери или спора.
В этих календарях содержится информация обо всей исходящей почте. Размещение писем в них — важное правило для каждой организации. Это должно гарантировать, что любые возникающие разногласия будут сразу же отмечены всей информацией об электронной почте.
Правила работы со всеми документами компании практически одинаковы. В большинстве случаев формируется один экземпляр ответа на запрос, но можно застраховать орган и оставить себе копию ответа.
Еще одно важное правило — отправлять письмо под расписку. После выдачи корреспонденции заявителю вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и почему получил ваше письмо.
Как отправить документацию получателю
Вы можете отправить письменный ответ на запрос одним из следующих способов
Заявление установленного образца подается в прокуратуру для проверки.
Однако если вы все же хотите застраховать себя, целесообразно отправить по почте России письмо с заказным уведомлением.
Стоит ли ожидать ответа на такое письмо
Согласно правилам деловой этики, все письма в рамках официальной переписки между сторонами требуют ответа. Однако существуют некоторые исключения. Например, если вы уже написали ответ на вопрос, вам не нужно ждать ответа.
Часто письменный ответ на вопрос является отправной точкой для начала деловых отношений между сторонами. Например, вас спросили о ваших услугах. Ответ вашей компании полностью удовлетворил потенциального партнера, и договор о сотрудничестве был расторгнут.
Видео. Как загрузить документы и подать их в налоговую инспекцию: