Любой бизнес нуждается в правильно организованном документообороте. Это позволяет наладить эффективную систему коммуникации между членами команды (по горизонтали) и вышестоящими должностями (по вертикали). Для этого используются меморандумы о взаимопонимании. Бизнес-персонал должен быть знаком с местными правилами применения этих документов.
Необходимо ли это в обоих случаях?
В крупных структурах небрежность в составлении меморандума или полное его игнорирование приводят к ненужной трате времени на прояснение ситуации, поиск спорных вопросов и несогласованности в работе отдела.
Как правило, ответы на меморандумы требуются в тех случаях, когда они подразумеваются. Это означает, что сотрудники обязаны прокомментировать меморандум после его изучения. После ознакомления с обращением они принимают меры, предпринятые сотрудником.
Общение между сотрудниками компании — неотъемлемый и важный фактор успеха всех организационных структур.
В какие сроки должны быть даны ответы?
Ответы сотрудникам должны быть даны в течение 10 дней, но точные сроки в законе не прописаны. Поскольку срок обычно определяется регламентом организации, стоит обратиться к нему за индивидуальными разъяснениями. Стоит отметить, что время ответа зависит от большинства обстоятельств. Это и загруженность рабочего графика, и праздничные или выходные дни, и другие обстоятельства на данный момент.
Цель записки — согласовать вопрос или объяснить что-то коллеге по работе. Документ регистрируется в специальном календаре (номер заметки соответствует заголовку документа).
Кто должен его составлять?
Такой документ составляется сотрудником, от которого он поступил. После изучения документа пишется ответ и обсуждается тип соглашения. Ответ не должен содержать сложных звуковых оборотов. Он должен быть написан по существу, кратко. Служебную записку подписывает специалист отдела или ответственное лицо.
Формат меморандума определяется организацией. Однако в этом случае он должен соответствовать ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированная система документации». Как правило, такие документы оформляются на бумаге формата А4.
Варианты, как отвечать
В интернете можно найти множество подобных примеров. Вот один из них.
Разберем пример ответа на сообщение начальника отдела N начальнику отдела Z, содержащее предложения по улучшению пожарной безопасности.
Сообщение от 31 октября 2017 года от руководителя N с предложениями по улучшению пожарной безопасности.
Ваши предложения действительно касаются насущных вопросов, которые достались нам «в наследство» и не могли быть полностью решены исключительно из-за отсутствия финансирования.
Теперь эти вопросы будут рассмотрены на Совете начальников. По его итогам будут определены условия финансирования. Это означает, что проблемы, с которыми вы столкнулись, будут решены в ближайшее время.
С наилучшими пожеланиями, г-н Z, городской советник.
11 мая 2017 г. Подписано руководителем Z.
Примечание: Если сотрудник отправляет документ руководителю отдела, служебная записка считается рекомендацией. В случае со служебными записками коммуникация происходит латерально, то есть от одного руководителя отдела к другому.
Вопрос: Нужно ли отвечать на служебную записку сотрудника?
ВОПРОС: Должен ли я отвечать на служебную записку сотрудника?
ОТВЕТ: Согласно ч. 1 ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, издают локальные нормативные акты, в том числе нормативные правовые акты в сфере труда (далее — локальные нормативные акты), и в пределах своих полномочий на основании иных нормативных правовых актов, в том числе нормативных правовых актов в сфере труда, правил трудового распорядка, коллективных договоров и соглашений.
Согласно ч. I ст. 9 ТК РФ трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения могут регулироваться в соответствии с ТК РФ путем заключения, изменения и дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений и договорной работы. Часть 1 статьи 9 Трудового кодекса РФ гласит, что.
Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает конкретные обязанности работодателя по выдаче копии документов о работе по заявлению работника для информирования его о причинах отказа в приеме на работу (ст. 62 ТК РФ), (ст. 64) Трудового кодекса Российской Федерации) и т.д. На уровне федерального законодательства действует Федеральный закон от 5 февраля 2006 г. N 59-ФЗ (ред. от 8.04.2023) «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Настоящий Федеральный закон регулирует правоотношения, связанные с реализацией закрепленного Конституцией Российской Федерации права граждан Российской Федерации на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также определяет порядок его рассмотрения. расследования обращений граждан в государственных органах, органах местного самоуправления и служащих. Иными словами, рассматриваемый федеральный закон не распространяется на правоотношения между работником и работодателем. Следовательно, закон не предусматривает обязанности работодателя дать письменный ответ на обращение работника. Следовательно, отсутствуют правовые основания для привлечения работодателя к административной ответственности за отсутствие письменного ответа на обращение работника, за исключением отдельных случаев, когда такая обязанность прямо предусмотрена законом (например, ст. 62 и 64 Трудового кодекса РФ).
Иными словами, можно сделать вывод, что регулирование порядка работы с обращениями работников на предприятиях является правом, а не обязанностью работодателя и может регулироваться локальным нормативным актом организации с учетом потенциала организации и особенностей производственного процесса.
Таким образом, действующее правовое регулирование не предусматривает обязанности работодателя давать письменный ответ на меморандум работника. Однако такая обязанность может быть установлена трудовым договором, коллективным договором, соглашениями и/или локальным нормативным актом организации.
Наталья Марьяшина, эксперт по трудовому праву и управлению персоналом компании «Линия консультаций» (КонсультантПлюс)
Составлено по материалам КонсультантПлюс. Если у вас нет КонсультантПлюс, закажите полную версию документа.