Необходимость в получении копии трудовой книжки может возникнуть у ее владельца для различных целей — перерасчета пенсий или оформления социальных пособий и выплат, получения займов в финансовых учреждениях, подачи жалоб в трудовую инспекцию, занятия определенных должностей и т.д.
Как получить копию трудовой книжки, в какой форме владельцу следует написать заявление о выдаче копии трудовой книжки, кто уполномочен заверять документ, а также об обязанности работодателя предоставить необходимую документацию, читайте в этом обзоре.
Копии трудовой книжки: основные сведения о документации и статусе
Когда работник устраивается на работу, он передает трудовую книжку работодателю в составе обязательного пакета документов, предоставляемого при приеме на работу. С этого момента работодатель несет ответственность за ведение и хранение документации. Оригинал ТК хранится в организации, и только в случаях, когда работнику ставится точка — в целях его обязательного страхования (ч. 1 ст. 62 ТК РФ), а также при наличии ситуации, требующей подтверждения сведений, содержащихся в трудовой книжке, работнику выдается заверенная копия или выписка из нее Работник получает заверенную копию или выписку из трудовой книжки.
Существует два вида копий Трудового кодекса, каждый из которых имеет свой статус, это.
Копия трудовой книжки должна содержать все сведения, отраженные в оригинале документа, в том же порядке и хронологической последовательности, включая информацию о наградах и мотивах, а также записи в трудовой книжке.
При изготовлении копий сотрудники кадровой службы или работодателя должны непосредственно заверять документы.
Копия трудовой (дубликат), выданная взамен утраченной, может быть выдана без восстановления даты выдачи (компания указана в сносках к предыдущей служебной трудовой № 1. От наименования (владельца) слова «. (Приказ).
При написании копии на задней стороне обложки сотрудник, выдавший документ, ставит отметку «дубликат» и заверяет ее своей подписью. На внутренней стороне обложки делается следующая запись. ‘… Дубликат выдан на основании». На регистрации ставится дата, подпись и печать.
Основанием для выдачи дубликата является строительная справка, подтверждающая утрату (выдается Министерством внутренних дел по факту кражи или утраты трудовой книжки), утерю (аварийная справка Министерства об утрате (пожар, наводнение и т.д.)).
Порядок выдачи копий трудовых книжек контролирующим органам
В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ выдача копий трудовых книжек работникам и «Положением о порядке ведения и хранения трудовых книжек… 225 п. 7 , утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003, осуществляется в течение трех рабочих дней со дня обращения работника.
В соответствии с вышеуказанными правилами, для получения копии документов трудовой книжки работник должен подать письменное заявление о выдаче копии трудовой книжки на имя руководителя предприятия (см. образец заявления ниже). Заявление о выдаче копии трудовой книжки не включается в альбом единого образца. Это дает работодателю право создавать собственные образцы написания или принимать заявления, написанные в свободной форме.
В то же время существует ряд требований к форме, на которой должно быть написано заявление. Так, помимо имени и фамилии соискателя, необходимо обязательно указать следующее
Заявление о выдаче копии Книги регистрации трудовых книжек (дубликат).
Заявление на выдачу копии Книги учета трудовых книжек.
Сроки действия копии трудовой книжки.
Срок действия копии трудовой книжки, выданной в виде дубликата, не ограничен. Документ используется работником до окончания срока действия трудовой книжки.
Официально продолжительность срока действия выданных ксерокопий трудовой книжки законодательно не определена ни одним нормативным актом. Однако, по общему правилу, особенно при предоставлении в финансово-кредитные организации, срок действия заверенных копий составляет один месяц.
Однако из этого общего правила есть исключения. Организации и структуры, уполномоченные запрашивать копию журнала учета, при обязательном наличии книги имеют право самостоятельно определять срок ее действия, основываясь на отсутствии официального нормативного акта.
Более полную информацию по данной теме можно найти на сайте КонсультантПлюс. Бесплатный тестовый доступ к системе на два дня.