— Как правильно заверить копию «обычного» документа, если я не хочу идти к нотариусу? И нужно ли подписывать каждую страницу отдельно или достаточно сдать на хранение и подписать все копии вместе?
Как заверить копии документов
Можно ли заверить копию документа агентства, чтобы она имела юридическую силу, или нужно обращаться к нотариусу? Какие правила инициирует законодательство? Статья информирует о последних требованиях к заверению копий.
Копии копий документов: что требуется?
Несмотря на стремительное развитие электронного документооборота, деятельность многих организаций по-прежнему связана с бумажными документами. Прототипы готовятся в определенном количестве экземпляров (часто регламентированном ГОСТом и нормативными документами). С копиями дело обстоит совершенно иначе. Их может быть неограниченное количество, и при надлежащем заверении они имеют юридическую силу, а в некоторых случаях приравниваются к оригиналу.
ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 действует в области делопроизводства и архивного дела и дает точное определение этого вида документа. Это «документ, содержащий информацию, аналогичную той, что содержится в оригинале».
Обычные бумажные копии фактически в точности соответствуют оригиналу. Однако они не имеют юридической силы. Чтобы быть действительной, копия должна быть заверена в соответствии с правилами работы с файлами. При заверении копии в ней делается специальная пометка о том, что она верна и точно соответствует оригиналу.
Образец: пометка для заверения копии.
Когда копии документов должны быть заверены
Надлежащим образом заверенные копии имеют юридическую силу и в некоторых случаях могут заменять оригиналы. Как правило, такие документы используются для защиты интересов и реализации прав юридических и физических лиц. Для физических лиц такие процедуры часто необходимы. Без них невозможно трудоустройство, оформление наследства, заключение имущественных сделок, получение выплат и пенсий и т.д.
Как правило, для юридических лиц заверение копии документа используется в следующих случаях.
Обратите внимание, что в некоторых случаях организации должны будут предоставлять и заверять копии документов по запросу.
Трудовой кодекс позволяет работнику обратиться за получением копии, даже если его трудовые отношения с компанией уже закончились. В этом случае он может получить документы, отражающие продолжительность его работы в данной компании. Работнику достаточно подать соответствующее заявление, а у работодателя есть три дня, чтобы изготовить и заверить копию.
Правила заверения копий документов.
В настоящее время не существует единого законодательного акта о правилах заверения копий документов. Однако существует отдельный закон, который описывает, как правильно заверять копии документов, и предоставляет образцы заверенных копий. Процесс заверения регулируется более полно. Однако правила проверки копий в организации также определяются на законодательном уровне.
Соблюдение этих правил необходимо, чтобы избежать, например, отказа в признании доказательной силы копии при рассмотрении спора в суде или при ответе на запрос налоговых органов. Если копия заверена надлежащим образом, проверить факты, на которые ссылается организация, невозможно.
Выдержки из Директивы по контролю документов, регулирующие процесс копирования
Как уполномочить сотрудника заверить копию документа
Одним из важнейших условий сигнала о заверении является его именная подпись и передача должности руководителя. Указ 9779 наделяет руководителя компании или другое уполномоченное лицо правом заверять. Это должен быть сотрудник организации со специальными полномочиями.
Образец распоряжения о разрешении заверения копий.
Что касается руководителя, то его право на заверение регулируется Гражданским кодексом РФ и Законом «Об отдельных видах юридических лиц», а также Законом «Об организациях».
Процесс заверения копий документов
В настоящее время в Российской Федерации существует три документа, регламентирующих процесс заверения копий. К ним относятся:
Хотя приказ по-прежнему считается обязательным, копии, составленные в соответствии с его правилами, могут оказаться неприемлемыми для многих организаций. Они не подписываются сотрудниками. К аналогичным последствиям может привести и соблюдение композиции государственного стандарта. Отклонения могут быть вызваны отсутствием сигнала в исходном положении. Многие организации используют все вышеперечисленные элементы в составе сигнала, чтобы минимизировать риск отказа.
См. также. Новый ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 заменил ГОСТ Р 6. 30-2003. Статья «Трудовые книжки, команды и сертификаты. Как по-новому создавать и заверять документы в системе Кадры» эксперт на примере объясняет, как заверить копию документа по новым правилам.
Как заверить копии документов: образец.
По закону каждая организация может заверять копии официальных документов (писем, договоров, приказов) и документов, оригиналы которых хранятся в компании (трудовые книжки сотрудников).
Чтобы заверить копию, необходимо проставить на ней отметки с соблюдением всех необходимых юридических и делопроизводственных правил.
Образцы сигналов о заверении копий, выполненных по ГОСТ-2016.