При смене юридического адреса для продолжения бесперебойной работы компании необходимо официально уведомить партнеров, контрагентов и другие структуры, с которыми взаимодействует банк или агентство. Для этого при смене юридического адреса путем изменения города (головного офиса организации) необходимо подготовить информационное письмо с указанием нового юридического адреса компании, чтобы определить банковские данные, подлежащие изменению. Изменение КПП организации.
Функции и правила заполнения
Информационное письмо о смене юридического адреса составляется в свободной форме. В письме необходимо указать отправителя и получателя, а также реквизиты компании.
Письмо может быть составлено в свободной форме на фирменном бланке или на чистом листе бумаги. Если вы пишете на фирменном бланке компании, убедитесь, что адрес и контактные данные актуальны.
В письме-уведомлении следует указать старый адрес, который больше не используется, и новый адрес организации.
Если в договоре с контрагентом содержатся положения об адресе и обязанности уведомлять об адресе и контактных данных, в нем должно быть указано, что вы уведомили его о любых изменениях по договору. Укажите номер и дату договора и условия документа, на который ссылаетесь.
Укажите полные банковские реквизиты компании, чтобы у контрагентов не возникло сомнений в их актуальности. Это поможет избежать задержек во взаимных договоренностях. Если в банковских данных произошли изменения — например, сменился КПП. Сообщить.
Когда необходимо обновлять данные о контрагенте?
Письмо контрагенту о смене юридического лица — это завершающий этап, когда учреждение уже сменило юридическое лицо и налоговый орган зарегистрировал его в ЕГРЮЛ. Не стоит уведомлять контрагента до регистрации в новом Главном управлении, так как это может быть отклонено налоговыми органами при проверке нового юридического управления.
Причины могут быть разными — адрес внесен в черный список, адрес признан массовым или имеется судебное постановление о запрете использования сайта для регистрации организации. Если вы обновили и отклонили контрагента перед регистрацией, попробуйте еще раз. В этом случае может возникнуть путаница, которая неизбежно приведет к ошибкам в расчетах и документообороте.
Уведомление контрагента может быть обязанностью компании, если такое условие прописано в договоре. Если это обязательство нарушено, контрагент не несет ответственности за возможные финансовые потери или проблемы с документацией.
Например, договоры с банками обычно включают такое обязательство. Если банк не информирует клиента о смене юридического адреса, он имеет право прекратить обслуживание клиента.
Меры банка соответствуют закону № 115-ФЗ от 07.08.2001 «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем». В целях идентификации клиента банк обязан знать о его надлежащем управлении. Если банк обнаружит, что адрес и реквизиты клиента не соответствуют ранее указанным, он имеет право приостановить обслуживание текущего счета.
Какие еще документы необходимы при смене юридического адреса?
Список документов при смене юридического адреса может быть разным и зависит от того, куда переезжает компания — в пределах города, в другой город, в коммерческий или жилой район.
Общий список документов выглядит следующим образом.
Подробнее о смене юридического адреса мы писали в статье Шаг за шагом.
Другие факторы документооборота
Прочитав образец письма об изменении реквизитов организации, помните, что использовать документ вам поможет следующее руководство
Основные требования к юридическим лицам
Каждая официально зарегистрированная компания указывается, как минимум, при следующих условиях
Коды регистрации предприятий.
При регистрации юридического лица в государственном органе, в том числе в налоговой инспекции, ему присваиваются определенные уникальные коды, например
Контактная информация организации.
Для связи с контрагентами, аудиторскими структурами, собственными службами и другими заинтересованными лицами компания имеет официальный номер телефона и, как правило, адрес электронной почты, часто — официальный сайт.
Банковский идентификатор предприятия
При открытии банковского счета, что необходимо для безналичных расчетов, предприятие идентифицируется как платежная информация.
Юридические лица обязаны уведомлять контрагентов об изменении платежных данных.
Дополнительные соглашения с контрагентами в случае наличия доказательств
Раскрытие информации об изменении данных может быть недостаточным, если изменилась информация о компании, зарегистрированная в договоре с контрагентом. Это, например, адрес или номер банковского счета. Чтобы избежать проблем с исполнением ранее заключенных договоров, достаточно подготовить дополнительное соглашение с указанием того, какие именно сведения изменились. Актуальные формы дополнительных соглашений с контрагентами приведены ниже и доступны для скачивания.
О том, как юридически грамотно оформить дополнительное соглашение с контрагентом, читайте во врезке ниже (этот документ доступен для скачивания):
Уведомление налоговых инспекторов.
Ниже приведены и доступны для скачивания стандартные формы уведомления налоговой инспекции об изменении реквизитов банковского счета.
Такие формы требуются при изменении количества банковских счетов, открытых за рубежом, а также при переходе предприятия в другой банк за рубежом.
© Эта статья подготовлена экспертами бухгалтерской программы «Бухсофт».