Сегодня мы поговорим о сопроводительных письмах. Мы расскажем, когда такая записка необходима, имеет ли она юридическую силу и как правильно составить объяснительную записку в ответ на запрос работодателя.
Когда требуется письменное объяснение от работника?
Объяснительная записка — это письменное объяснение поведения работника. Этот вид объяснительной записки может включать в себя следующее.
Первая пишется для объяснения своих действий или признания вины в случае совершения проступка, вторая — для информирования сотрудника о событиях, свидетелем которых он стал.
Такие записки имеют юридическую силу, и письменный отчет работника часто может быть использован в качестве доказательства в суде в спорах с работодателем.
В этом разделе объясняется, когда требуется объяснение работника. Работодатель имеет право потребовать объяснения от работника в случае дисциплинарного нарушения.
Прежде чем применить дисциплинарное взыскание к работнику, нарушившему его, работодатель должен предоставить письменное объяснение.
Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает три возможных вида взысканий к работникам.
Выговор действует в течение одного года с момента подписания приказа. Если в течение 12 месяцев не будет вынесено новое взыскание, оно автоматически аннулируется.
Запросите у сотрудника объяснения.
Для применения взыскания к сотруднику необходимо соблюсти полный порядок действий.
Отказ от предоставления объяснений
Трудовой кодекс РФ предусматривает отказ работника от написания письменного объяснения, поэтому требовать от него письменного объяснения незаконно. Если работник отказывается писать объяснительную, работодатель создает комиссию из трех человек, которая составляет соответствующий акт. Работник изучает этот акт и подписывает его. А если он отказывается подписывать этот документ, то члены комиссии фактически объясняют и эту ситуацию.
По нашему опыту, отказ от объяснения составления воспринимается работодателем негативно и часто приводит к дальнейшему конфликту. Поэтому, если сотрудник хочет продолжать работать в компании, целесообразно написать объяснительную записку. Даже если сотрудник берет на себя ответственность и не оправдывается, ему может быть достаточно извиниться и пообещать не повторять подобного поведения, чтобы работодатель мог смягчить и заменить ободрение или повторное обвинение устным предупреждением.
Как написать объяснительную записку?
Строгого вида составления объяснительной записки не существует. Документация выглядит следующим образом.
Этот документ имеет особую структуру.
К объяснительной записке могут быть приложены дополнительные документы, которые служат аргументами в пользу претензий провинившегося сотрудника. К ним относятся справка о ДТП (в случае опоздания) или справка от врача (в случае отсутствия на работе). Если сотрудник признает свою вину, никакие документы, подтверждающие ее, прикладывать нельзя.
Советы по написанию объяснительного письма от работника работодателю
Примеры распространенных объяснительных заявлений сотрудников
Самая распространенная причина для написания объяснительной записки связана с травмой на производстве. Такие объяснительные записки обычно пишут свидетели несчастного случая, а также сам пострадавший работник. Эти записки очень важны, поскольку на их основании человек имеет право на получение пособия по социальному страхованию. Рассмотрев все эти доказательства, специальная комиссия принимает решение о выплате работнику 100 % средней заработной платы на время больничного листа или до официального признания профессиональной нетрудоспособности (в зависимости от тяжести травмы).
Одним из оправданий, которое может быть использовано для объяснения проступка сотрудника, является техническая неисправность оборудования или программы. Работодатели обычно с пониманием относятся к таким ситуациям и ограничиваются устными выговорами.
Одной из обычных причин составления описательной записки является выполнение плана продаж. Как правило, требуя такие объяснительные записки, администрация стремится мотивировать сотрудников и хочет добиться от них улучшения и выполнения профилактических установок и показателей на ближайший месяц.
Еще одна частая причина отсутствия и опозданий — личные обстоятельства, такие как «пригласили в гости», «забыли» или «постучали в дверь». Предпочтительнее писать такие причинно-следственные связи с установкой — «Я признаю свою вину и готов принять!».
Объяснительные записки или «душещипательные беседы»: лучший выбор
В нашем блоге часто публикуются статьи об оттенках отношений между работодателем и работником. Психологи доказали, что формальные и неформальные профессиональные отношения влияют на эффективность работы сотрудников и группы в целом. В этой статье мы расскажем, как правильно их выстраивать и насколько эффективными они могут быть.
В качестве примера рассмотрим довольно незначительную ситуацию, когда сотрудник совершает ошибку на глазах у компании, а руководство хочет изменить его поведение и отношение к работе. В большинстве случаев это заканчивается требованием подготовить докладную записку. Или же все заканчивается «душевной» беседой. Это дает положительный эффект только в том случае, если руководитель обладает психологической компетентностью или неоспоримой властью перед правонарушителем. Однако на самом деле это лишь верхушка айсберга — всего 10 % от того объема, который находится на воде.
Подход сотрудника зависит как от его психики и воспитания, так и от условий, в которых был совершен проступок.
В этом случае необходимо объяснение.
Рассмотрим случаи, когда правовая база и психологическое воздействие действительно могут помочь. Согласно первому, вы понимаете, что пенсия положена виновному работнику по письменному объяснению. Статья 189 Трудового кодекса РФ определяет дисциплину труда (правила внутреннего трудового распорядка), предусмотренные договорами. Основанием для объяснительной записки, как правило, является нарушение трудовой дисциплины.
Если говорить более конкретно, то Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) содержатся в статье 189 Трудового кодекса РФ. Поясните правила:
В статье 192 Трудового кодекса Российской Федерации описаны дисциплинарные взыскания, налагаемые на работников, нарушивших трудовой договор.
(3) Увольнение по соответствующим причинам.
Согласно положению о трудовых доходах, 15% от заработной платы работника для удержаний и 25% от заработной платы для повторного
Причинно-следственное письмо — это документ, объясняющий причины того или иного события. Он составляется работником и подается непосредственно руководителю. Если проступок не имеет разумных причин, применяется дисциплинарное взыскание.
Это имеет положительный психологический эффект, поскольку повторные проступки позволяют перейти на следующий уровень дисциплины. Наказания налагаются строго за проступок и не преодолевают уровни, а проходят поэтапно, начиная со штрафа и заканчивая статьей. Сотрудников обычно просят писать свободно, чтобы не испортить рабочую тетрадь.
Когда разговор по душам может помочь
Как правило, психологический эффект возникает в обоих случаях. Однако беседа «по душам» вызывает у сотрудника больше доверия, чем требование объяснительных записок, и позволяет ему выявить истинные причины нарушения, чтобы он мог справиться с последствиями, а не с тем, что произошло. Этот метод более быстрый и менее бюрократичный, но подходит только для умеренно ответственных сотрудников, которые ценят рабочее место и уважают своих руководителей. В противном случае такие обсуждения имеют временный эффект, например, до следующей пьянки. Или они будут совершенно бесполезны, если, например, у человека есть другие источники дохода. Разговор «по душам» также позволяет объяснить ситуацию нарушителю, не прибегая к штрафу или оформлению рабочего досье.
Однако обоих вариантов можно избежать, если принять во внимание реальные причины задержек и исправлений.
Реальные причины опозданий и другого неприятного поведения
Важно понимать причины нежелательного поведения работника, особенно опозданий. Это связано с тем, что они могут быть самыми разными.
Например, сотрудник ненавидит свою работу и создает себе негативный психологический настрой по утрам. Другой не знает, как распределить свое личное время, а также, как правило, даже не свое рабочее время. Третий — испытывает проблемы с общественным транспортом во многих российских городах при передвижении на работу в зимнее время. В-четвертых, ему нужно ходить в детский сад или школу. Не стоит приезжать слишком рано, так как дети остаются без присмотра взрослых.
Как эффективно бороться с опозданиями
Прежде всего, лучший способ борьбы с задержками — это мотивация работников к труду. Причем не принудительно, а по-настоящему добровольно. Работа важна, потому что это единственный способ добиться того, чтобы работников не заставляли работать:
Это пять основных китов, на которых держится человеческая мотивация. Комфортные условия — это чистота помещений, температурный режим, наличие полного социального пакета и разумная удаленность от места жительства сотрудника.
Например, если на рабочем месте летом жарко, а зимой холодно, работодателю стоит рассмотреть возможность установки сплит-системы. Если на рабочем месте душно, улучшите систему вентиляции. Если слишком темно, улучшите освещение. В этом случае важно узнать мнение непосредственных сотрудников, а не руководителей, которые могут находиться на уже «наезженном» рабочем месте. Для этого стоит проводить регулярные опросы работников. Сегодня на них даже не нужно тратить бумагу. В условиях объявленного в Москве и многих регионах России режима самоинсертации единственный способ вести бухгалтерию и не ходить в офис — использовать облачные сервисы.
Есть такая наука, как «тайм-менеджмент», которая учит людей управлять своим временем. Как показывает практика, большинство работников не хотят опаздывать, но испытывают несущественные трудности с планированием своего утра. И, как правило, то же самое касается всего рабочего дня. Поэтому, если сотрудник достойный, полезно отправить его на курсы тайм-менеджмента, чтобы он научился распределять свои обязанности на определенный период. Если он будет относиться к ним ответственно, то замедлится, остановится и станет более продуктивным в своей работе.
Люди по-разному решают проблему общественного транспорта. Некоторые компании предоставляют сотрудникам служебные автомобили, другие организуют служебный транспорт из разных районов города. Некоторые компании позволяют сотрудникам работать удаленно, если им не нужно находиться в офисе. Программисты и копирайтеры, а также бухгалтеры теперь могут организовать удаленную работу. Организовать такую работу можно с помощью 1С на облаке Scloud.
Проблемы в детских садах и школах часто можно решить, сдвинув график работы сотрудников на 30-60 минут. Это также позволит им избежать пиковых пробок и приходить вовремя.
Еще один вариант борьбы с опозданиями — совместные маршруты. Это позволяет сотруднику с личным или служебным автомобилем подбирать двух-трех коллег по пути на работу в условленном месте (на автобусной остановке или парковке). Коллеги сами оплачивают бензин для этих целей. Кроме того, если автобус или микроавтобус следует строго по определенному маршруту, он может срезать путь через боковые улицы или проехать через дворы, чтобы избежать пробок.
Нужно ли писать объяснительную?
Работодатель может применить к работнику дисциплинарное взыскание. Обязательным документом для этой процедуры является письменное объяснение. На сайте есть ряд дел, в которых консультант указывает, что сотрудник отказался предоставить объяснение. Мы вместе с нашими экспертами разберемся, насколько эта позиция верна.
Как работодатель должен затребовать объяснительную?
Закон не устанавливает конкретного способа. Тем не менее, бумага оформляется в виде письменного документа, и управляющий орган рекомендует оформлять ее в письменном виде, чтобы избежать конфликтных ситуаций, которые уже были разрешены в суде. Работодатель должен доказать, что он запрашивал у работника объяснительную.
Хотя в суде факт устного запроса объяснения может быть подтвержден самим поведением или показаниями свидетелей, поэтому желательно, чтобы работник предоставил объяснение.
Сколько времени дается на составление письменного объяснения?
Работник должен дать объяснение по истечении двух рабочих дней (ст. 193 ТК РФ).
Как рассчитываются эти два рабочих дня?
Учитывая судебную практику, день, когда работнику предложено дать объяснение, не включается в двухдневный срок.
А какие рабочие дни нужно учитывать, если сотрудник работает посменно?
По мнению Роструда, следует учитывать те дни, которые являются рабочими днями сотрудника согласно графику сменности.
Может ли работодатель потребовать объяснительную за период отсутствия работника?
Работодатель может потребовать объяснительную записку в период отстранения от работы, поскольку период отстранения не является периодом отдыха, а частью рабочего времени.
Может ли работодатель требовать объяснительную в период временной нетрудоспособности?
Ответ на этот вопрос дал Верховный суд РФ в 2020 году. Объяснение от провинившегося работника в период его нетрудоспособности не может быть затребовано.
Согласно ч. III ст. 193 ТК РФ, дисциплинарные взыскания применяются в течение одного месяца со дня, необходимого для учета мнения представителя работника.
Данная норма также прямо исключает период болезни, а также разрешения из срока применения дисциплинарного взыскания, поэтому требовать объяснительную записку во время разрешения работника не имеет смысла.
Может ли работник дать устное объяснение?
Должно ли объяснение быть письменным или в нем должно быть отказано?
Документ, который должен быть предъявлен, — это объяснительная записка. Отказ не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания, которое может нанести вред работнику. Работодатель составляет об этом соответствующий акт.
Текст объяснительной записки очень важен. Пишите объяснительную записку для суда, а не для работодателя!
Что должно быть указано в тексте причинного заключения?
Работникам предлагается ответить на следующие вопросы.
Что еще нужно указать на причинно-следственную связь и почему?
Желательно заполнить этот текст в конце пояснительной записки.
Я этого не отрицаю. Никогда не отказываюсь от ознакомления со своей подписью на актах, служебных записках, отчетах и других документах, составленных работодателем по данному делу.
Это необходимо сделать для того, чтобы впоследствии не появились «новые» документы.
Может ли содержание письма с обоснованием иска повлиять на решение работодателя?
Не стоит ожидать от работодателя объяснений, что он не применяет дисциплинарные взыскания. Все зависит от целей работодателя.
Если у вас есть дисциплинарные вопросы, мы надеемся, что вы придете к выводу о необходимости предоставить письменное объяснение. Если у вас возникли подобные или другие вопросы, обращайтесь за консультацией на наш сайт.
Напоминаем, что на нашем сайте вы можете задать вопросы о защите своих прав — написав в разделе «Консультация». Специалисты всегда готовы помочь вам.