Здесь я попытаюсь изложить свою точку зрения на этот вопрос. Уверен, что здесь есть место для дискуссии, поэтому если у вас есть другое мнение, мне было бы очень интересно его услышать.
Итак, каковы причины «медленного» перехода от бумажных документов к электронным коммуникациям?
Первая, и, как мне кажется, самая важная, — это законодательство.
Это касается как статуса нормативных актов, так и существующей (или несуществующей) правоприменительной практики. Вторая причина — простота и доступность.
Вторая причина — простота и доступность бумажной анкеты и приложения, то есть привычность для «среднего пользователя».
Мысленный эксперимент. Представьте себе операцию в банке или ЗАГСе. Что они могут предложить вместо заполнения анкеты? Мы пришли к следующим двум вариантам
Первый вариант требует значительных затрат и определенного уровня компьютерных знаний (а также некоторых изменений в самом рабочем процессе). Кто-то может возразить, что они уже научились пользоваться банкоматами и платежными терминалами, так почему бы не научиться пользоваться ими и здесь? В общем, да, возможно, они научатся, но пока что те же банки хотят избежать риска инвестиций в такие сложные устройства, даже если они могут просто отпугнуть потенциальных клиентов. Для них проще подождать, пока они «вырастут».
Второй вариант возможен, когда объем входных данных не так велик.
Кроме того, в обоих случаях возникает вопрос о надежности исходных данных. Это означает, что если речь идет об анкете, которая нужна только самому банку, то он может распоряжаться ею по своему усмотрению, ни в суде, ни в арбитраже. А если нужно подписать заявление или договор? Как я могу быть уверен, что экземпляр, подписанный моим клиентом, действительно подписан?
Или, например, как я могу получить копию своего собственного договора? (Очевидный выбор бумаги для клиента и цифр для банка поднимает дополнительные вопросы в отношении доказательств).
Третья причина заключается в том, что, на мой взгляд, бумага — это старое средство коммуникации между различными компаниями и организациями.
Помимо информации, предоставляемой сервисом (или продуктом, а торговая ли это компания или государственная служба — неважно), предоставляется еще ряд сертификатов, выписок, документов и сопроводительной документации. Если всю эту кучу перенести на электронный рельс, то возникает огромное количество организационных и технических проблем.
У бумажного варианта много недостатков, но он понятен и готовится уже много лет.
Есть и чисто технические причины. Бумажные документы (поскольку качество самой бумаги изначально хорошее и правила хранения соблюдаются) лучше сохраняются на современных электронных носителях. В основном это связано с тем, как развивается такое хранение и восстановление при повреждении (у нас нет такого многолетнего опыта). Но это имеет значение, если речь идет о периодах в десятки лет. Для более коротких промежутков времени разницы нет.
И о том, что переход на нематериальные технологии приводит к уходу с рынка некоторых поставщиков. Да, сканеры и принтеры могут снизить спрос и исчезнуть вовсе, но поставщикам систем хранения, связи и различных носителей информации предстоит еще большая работа.
Здесь все прозрачно: да, тексты хранятся в том виде, которого они заслуживают. Но помимо текстов начинают хранить изображения (страховые папки или результаты оценки имущества), чертежи (взятые из БТИ).
А полная оцифровка всех документов, накопленных за десятилетия, произойдет еще не скоро (возможно, сами документы потеряют свою значимость). Не волнуйтесь, все это в процессе оцифровки.
Важность документов
Многие из нас работают в компаниях, где налажены процессы разработки прикладного программного обеспечения, и различные документы являются неотъемлемой частью этих процессов. Однако есть компании, в которых нет традиций и процессов написания технической документации, вся информация находится в головах людей и в электронной почте компании. Если вы познакомитесь с компаниями первого типа и второго, то вскоре поймете, что рабочая документация нужна как воздух. Почему? Давайте рассмотрим основные рабочие документы в разработке программного обеспечения и представим себе жизнь без них. 1. справочный раздел. TSI — это связующее звено между бизнесом и ростом. Это документ, который формирует общественное мнение о том, что и как реализуют бизнес и разработчики. Если в бизнесе не принято писать ТСО для бизнеса, никто не сможет понять, что уже реализовано, а что еще нет. Это неизбежно приводит к появлению множества функций. Это происходит потому, что со временем меняются люди, меняются административные отделы, а функции переходят из одного раздела в другой. Кроме того, становится трудно добавить новую функцию к уже реализованной. Это связано с тем, что необходимо поговорить с десятками сотрудников и собрать многомесячную электронную почту компании, чтобы понять, что и как было реализовано.
2. HLA (архитектура высокого уровня). Этот документ описывает, как реализовать то, что описано в TSI, на архитектурном уровне. В нем описывается, где должны быть сделаны изменения, объясняется характер изменений, и в этом документе описываются очень важные части, такие как интерфейсы между модулями/подсистемами. Если я не ошибаюсь, Демарко и Листер были совершенно правы, когда отметили, что самое «плохое» (т. е. то, что труднее всего найти) происходит во взаимодействии интерфейсов между системами. Поскольку HLA согласовывается Группой роста, этот документ, по сути, является единственной частью того, как Группа роста согласовывает взаимодействие продуктов. Без этих документов вы никогда не узнаете, кто реализовал интерфейсы неправильно. Качество кода значительно снижается, и возникает множество ошибок, которые трудно выявить. Кроме того, чтобы понять, как будет организовано взаимодействие между двумя модулями в будущем, молодому человеку снова придется связываться с десятками людей и собирать месяцы.
3. низкоуровневая декомпозиция (LLD). Это документ, подготовленный под руководством Группы развития. В нем подробно описаны все методы и API, необходимые для реализации. Фактически, после написания этого документа остается только кодифицировать то, что в нем описано. Без этой документации увеличивается количество ошибок (т. е. низкое качество кода), поскольку разработчики не имеют четкого понимания того, что нужно сделать.
4. PMI (методология программ и тестов). Это, пожалуй, главный документ в области тестирования, который описывает шаги, необходимые для того, чтобы четко определить для бизнеса, что внедренная функциональность функционирует правильно и в соответствии с TSI. Без такой документации невозможно проконтролировать функцию на наличие ошибок (несоответствие TSI также является ошибкой). Это в конечном итоге увеличивает риск возникновения множества ошибок на производственной платформе, вплоть до полной нефункциональности функции. Кроме того, без такой документации принятие функциональности бизнесом превращается в неформальный процесс со всеми вытекающими из ИТ последствиями, включая необоснованные претензии к развитию бизнеса.
5. руководство пользователя. То, что нужно сделать пользователю, чтобы запустить бизнес-процессы с помощью программного обеспечения. Много скриншотов, мало слов. Без этой документации пользователям пришлось бы звонить в службу поддержки или (в особо тяжелых случаях) в отдел разработки каждый раз, когда они чихают. Нет нужды говорить, что новые сотрудники, не имеющие такой документации, обычно испытывают большие трудности в понимании программного обеспечения для бизнес-приложений, которое не имеет простого, интуитивно понятного интерфейса.
6. руководство системного администратора. Это крайне необходимый документ, который объясняет, какие ресурсы требуются для работы прикладного программного обеспечения, как их настраивать и как предоставлять привилегии и разрешения. Этот документ используется как системным администратором, так и технической поддержкой (не везде в одном отделе). Без этой документации программное обеспечение рискует остаться без ресурсов (ядер процессора, дискового пространства) в самый ответственный момент. Немало проблем возникает и со своевременностью распределения прав. Если информация находится в голове у двух человек, один из которых болен, а другой в отпуске, сотруднику придется придется ждать неделю. Неделя — это очень большой срок для бизнеса. Даже час — это слишком долго для бизнеса.
Понятно, что эта статья не охватывает всю документацию, связанную с процессом разработки — от возникновения потребности в чем-то до внедрения этого чего-то в производственную среду. Она вообще не затрагивает область управления проектами, а ведь документация является основополагающей в этой области. Она не охватывает всю документацию по разработке и тестированию. Однако я надеюсь, что убедил вас (а кого нужно убеждать?) в том, что техническая документация — это очень необходимая и полезная часть разработки программного обеспечения, которую никогда не следует игнорировать. Надеюсь, я убедил вас (кого нужно убеждать?), что техническая документация очень необходима и полезна и никогда не должна игнорироваться при разработке программного обеспечения.
Важность документации (потому что это не формальность)
Положить конец неконтролируемому накоплению информации и создать условия для открытого общения.
Поиск тем
Ваша команда приступает к работе над совершенно новым для вас проектом. Кто-то вспоминает, что ваша компания успешно выполнила нечто подобное всего несколько лет назад. И вы видите, в чем проблема? Никто из вашей команды тогда не работал в этой компании.
Теперь эти сотрудники ушли, и вам приходится думать о том, как восполнить пробел в знаниях. Трудно избавиться от ощущения, что вы пытаетесь стрелять дротиками по мишени с закрытыми глазами.
Представьте, что у вас есть полезный ресурс. Представьте, что ваша предыдущая команда подготовила подробный документ с графиком и планом проекта, обзором встреч, описанием всех этапов процесса, обзором, дорожной картой и т. д.
Это дало бы массу ценной информации. Даже если бы вам пришлось сделать что-то по-другому, по крайней мере, вы пришли бы к этому осознанно, опираясь на опыт других. И этот новый план не будет для вас таким страшным.
Это лишь один из многих примеров того, насколько важна документация для вашей команды. Однако, несмотря на то, что подобная стрессовая ситуация не является редкостью, многие организации по-прежнему относятся к документации как к необязательной формальности. По данным исследования BPTrends, только 4 % компаний утверждают, что они всегда документируют свои процессы.
Только 4 % компаний утверждают, что всегда документируют свои процессы
Это вполне объяснимо. Документирование — это как еще один пункт в списке дел команды. Однако многочисленные преимущества делают ее стоящей потраченного времени и усилий.
Что такое внутренняя документация?
Внутренние документы — это записи, которые организация ведет и использует в качестве основы для принятия решений по внутренним вопросам. Содержание документации может быть самым разнообразным, поскольку документировать можно практически все — от расписаний до важных политик. Однако всю документацию можно разделить на три основных типа: командная документация, справочная документация и проектная документация.
Важность документации (т. е. почему вы должны ее делать?)
Я понимаю. Много всего в голове, документирование решений, ситуаций, повторяющихся действий и т. д. Это не кажется особенно приоритетным.
В ключевые моменты вы поймете, что рады тому, что когда-то начали документировать. Если кто-то из членов команды вдруг не сможет прийти на работу или будет отложен по неизвестной инициативе, эти файлы, несомненно, станут ценным ресурсом.
Не хватает аргументов, чтобы убедить команду в пользе документации? Вот некоторые из ключевых преимуществ важности документации
1. экономия времени и сил благодаря единому, надежному источнику информации
По оценкам, среднестатистический работник тратит около двух с половиной часов в день на поиск нужной информации. С помощью файла редактирования вся информация о задаче, проекте или группе (от квалификации учетной записи до пошаговых инструкций) хранится в централизованном и структурированном виде. Нет необходимости рыться в папках входящих сообщений или загрузок, чтобы найти самую свежую информацию.
С помощью «Документов» вам не придется тратить время, отвлекаясь от основной работы, на поиск информации, квалификаций, инструкций и т. д. Когда вы приступаете к работе, вы готовите новый проект или привлекаете к нему другого члена команды.
Описывая деятельность, вы можете выявить проблемные зоны и перегруженные рабочие процессы, что позволит оптимизировать подход к работе вашей команды.
2. Документация необходима для управления качеством и контроля процесса
Задачи могут быть выполнены разными способами, и команды должны иметь возможность выбрать наиболее подходящий для них подход к работе.
Однако в то же время мы хотим добиваться стабильно высоких результатов, особенно когда речь идет о том, что мы производим на регулярной основе. В результатах должно быть постоянство. Тогда не будет ощущения, что работа сделана небрежно или случайно.
Документация способствует обмену знаниями, чтобы команда начала понимать, как работает процесс и как интегрированные проекты обычно похожи друг на друга.
При наличии ручной документации членам команды не приходится действовать хаотично и пытаться достичь последовательных результатов в повторяющихся проектах, таких как ежемесячные отчеты или ежеквартальные презентации. У них есть возможность маневрировать в поисках оригинального решения, но в то же время они знают, какие основные требования необходимо выполнить.
3. документация не позволяет делать одно и то же дважды
Сколько раз вы начинали новый проект, а потом обнаруживали, что уже повторили его? Компании, которые ведут учет предыдущих проектов, собирают данные исследований и фиксируют решения с помощью документации, тратят гораздо меньше драгоценного времени на повторяющиеся задачи, которые можно было бы посвятить чему-то другому.
Зачем снова открывать колесо, если можно опираться на уже выполненные задания? Документация позволяет вам обращаться к предыдущим задачам и искать в них то, что вы уже делали, вместо того чтобы делать то, что вы уже делали, и получать те же результаты.
4. Упрощается процесс найма и введения в должность новых работников
Нелегко свыкнуться с мыслью, что сотрудники рано или поздно покинут вашу компанию, но правда бизнеса такова, что ваша команда обязательно изменится. Некоторые члены команды уходят, и под вашей защитой оказываются новые.
Когда приходят новые члены вашей команды, им может быть трудно адаптироваться, поскольку они «старые». И, к сожалению, по данным Gallup, только 12 % работников твердо уверены в том, что их организация успешно внедряет новых сотрудников.
Членам группы необходимо предоставить знания и возможности, чтобы они могли извлечь из них максимум пользы, а не испытывать глубокие переживания.
Если организационная документация является приоритетом, у сотрудников есть множество полезных руководств, инструкций и заметок, к которым они могут обратиться при освоении новой роли. Более того, они могут найти ответы на вопросы в этих ресурсах и вместо того, чтобы беспокоить коллег по каждому вопросу или затруднению, начнут разбираться в работе самостоятельно.
5. Наличие единого надежного источника информации делает всю команду умнее
На рабочем месте мы склонны относиться к знаниям как к валюте. Если мы знаем ответ на любой вопрос, мы чувствуем себя в безопасности — как будто мы самый важный человек в группе. Когда мы начинаем делиться своими знаниями, наша ценность как будто снижается.
Поэтому неудивительно, что по результатам опроса 60 % сотрудников считают, что им трудно получать информацию от своих коллег и они не могут выполнять свою работу без нее.
Документация способствует коллективным знаниям всех, с кем вы работаете. Когда обмен информацией становится привычным делом для вашей команды, вы получаете выгоду от повышения прозрачности и создания более дружной и структурированной среды. Вы можете принимать более мудрые решения, потому что информация не хранится на жестком диске.
Документация должна быть вашим лучшим другом
Вместе вы сможете преодолеть многие ключевые препятствия на рабочем месте — от неожиданного ухода или отсутствия сотрудника до необходимости работать над неизвестным проектом.
Это может показаться скучным и типичным, но, включив документирование в число приоритетов, вы обеспечите себя и свою команду информационным запасом, на который можно положиться.
Донесите эти преимущества до членов вашей команды и документируйте как можно больше (возможно, устройте встречу с пиццей?). Расслабьтесь и найдите способы заинтересовать их. Знания вашей команды хранятся не только в головах ее членов.
Роль документации в современном мире
В этом задании рассматривается роль документов в современном обществе и анализируются основные функции, которые они выполняют. Документы играли важную информационную, социальную и культурную роль, отражая важные события в жизни людей и влияя на социальные процессы и структуры общества.
Объект исследования: документы современного общества
Предмет исследования: роль документов в информационной, социальной и культурной сфере.
Методы исследования: анализ научных источников, статистика, интервью, кейс-стади.
Научная новизна: проект выявляет новые аспекты влияния документов в современном обществе и подчеркивает их культурную и социальную значимость.
Идея проекта: идея проекта заключается в исследовании важности и влияния документов на жизнь человека и общества и выявлении их исторической и культурной ценности как источников информации.
Цель проекта: проект направлен на анализ роли документов в современном обществе и выявление основных функций, которые они выполняют в информационном, социальном и культурном секторах.
ПРОБЛЕМА: Цель данного проекта — проанализировать роль документов в современном обществе и определить ключевые функции, которые они выполняют в информационном, социальном и культурном секторах. Это позволит лучше понять их влияние на культурные и социальные процессы.
Общие цели: студенты, исследователи, специалисты в области культурологии и социологии.
Цели проекта: 1. изучение основных функций документов в современном обществе. 2. проанализировать влияние документации на социальные процессы. 3. определить культурное значение документов как источника исторической информации и национального наследия.
Роль проекта: исследователь, аналитик.
Ресурсы: библиотечные фонды, онлайн-источники, данные и статистика, научные публикации.
Продукт: исследовательский отчет, анализирующий функции документов в современном обществе и их влияние на информационную, социальную и культурную сферы.
Важность.
Описание предмета работы, актуальности, целей, задач, обязательств, нововведений и проблем, включенных в работу. Содержание доступно только авторам платных работ
Роль информации в документах в современном обществе
Анализ роли информации в документах в современном обществе, ее значения как источника информации и передачи знаний. Исследование влияния документации на формирование информационной среды и доступ к знаниям. Контент доступен только авторам платных проектов
Социальная значимость документов в современном обществе.
Изучение социальных функций документов и их влияния на социальные процессы, взаимодействие людей и формирование общественных отношений. Анализ роли документов в установлении правовых норм и обеспечении социальной стабильности. Контент доступен только авторам платных проектов
Культурное значение документов как источника информации
Исследование культурного значения культуры в современном обществе, ее роли в сохранении и передаче культурного наследия, исторической памяти и национальной идентичности. Анализ влияния документов на формирование культурных ценностей. Контент доступен только авторам платных проектов
Историческая ценность документов в контексте общества.
Изучение исторической ценности документов как отражения фундаментальных событий и процессов в жизни общества. Анализ влияния исторических документов на формирование исторического сознания и понимания прошлого. Контент доступен только авторам платных проектов
Эволюция документов в цифровую эпоху
Изучение изменений формы и функции документов в условиях цифровизации общества. Изучение влияния цифровых технологий, доступности и безопасности на создание, хранение и распространение документов. Содержание доступно только авторам платных проектов
Моральные аспекты использования документов в обществе.
Анализ этических проблем, связанных с использованием документов в современном обществе, включая вопросы конфиденциальности, защиты данных, подделки и манипулирования. Исследование этических моделей в управлении документами. Контент доступен только авторам платных проектов
Образовательная функция документов в современном обществе.
Исследует роль документации в образовательном процессе и важность обучения, передачи знаний и навыков. Анализируется влияние документации на образовательные стандарты и методы. Контент доступен только авторам платных проектов
Юридическое значение документов в современном правопорядке.
Роль документов в правовой системе общества, их значение в определении прав и обязанностей граждан и в регулировании отношений между людьми и государством. Анализ правового статуса различных видов документов. Контент доступен только авторам платных проектов
Экономическое влияние документов в современном обществе.
Изучение финансовых функций документов, их роли в бизнес-процессах, финансовом учете, договорной работе и других аспектах экономики. Анализ влияния документооборота на эффективность экономики и социальное развитие. Контент доступен только авторам платных проектов
Технологии управления документами в современном обществе
Обзор современных технологий и систем управления документами, их влияния на организацию документооборота, организационную эффективность и информационную безопасность. Анализ цифровых платформ для управления документами. Контент доступен только авторам платных проектов.
Эффективный документооборот необходим, когда
Например, при наличии большого количества входящих, исходящих и внутренних документов компании сталкиваются с большими трудностями при проведении проверок. Поэтому окончание каждого отчетного периода — это головная боль для сотрудников, руководителей структурных подразделений и владельцев бизнеса. Это связано с тем, что камеральные проверки Федеральной налоговой службы и других контролирующих органов на предмет законности хозяйственной деятельности предприятия сопряжены с большим количеством требований к документации.
Инспектор должен быть найден и предоставлен в течение нескольких часов. В противном случае предприятию грозят штрафы или другие санкции, негативно влияющие на рентабельность. Этот пример наглядно отражает, как порядок работы с документами определяет успешность, законность, эффективность и постепенность каждого бизнеса.
Лучшее решение для корпоративных целей — электронный документооборот
Централизованная форма электронного документооборота — оптимальное решение для современных компаний любого размера и финансового успеха. Системы электронного документооборота позволяют решить сложные организационные и технические задачи, стоящие перед системой управления документами компании. Современные технологии не только обеспечивают четкую и структурированную структуру документов, но и обеспечивают их безопасность, что крайне важно в условиях конкуренции.