Это самый важный принцип создания корпоративной почты. Конфигурация системы зависит от ряда критериев.
При соответствующей организации можно упростить коммуникацию между структурными подразделениями и контролировать поток документов. Для этого регламентируется, что все электронные письма рекламируются в специальном последующем файле для руководителя компании или отдела. Для классификации сообщений по различным критериям подключаются фильтры.
Принцип 2: DEDL.
Сотрудникам, занимающим единственное положение в компании, целесообразно создавать обезличенные имена электронной почты. Например, поскольку в организации только один главный бухгалтер, нецелесообразно создавать его почтовый адрес, содержащий его имя в названии. Достаточно определить должность (glavbuh@domain.ru) и воспользоваться следующими преимуществами.
В таких случаях рекомендуется создавать почтовый ящик, связанный с должностью, а не с именем сотрудника.
К названию почтового адреса обычно подходят со всей ответственностью и должны учитывать все оттенки будущего использования. Например, если компания работает на внутреннем рынке, ей не стоит подходить к выбору названия буквально. Адвокатские коммуникации lawyer@domain.ru пока будут вызывать трудности у контрагентов, ведь не все знают английский язык. И наоборот, сотрудничать с зарубежными партнерами будет сложно при названии urist@domain.ru e-mail. Она будет непонятна иностранным контрагентам вашей фирмы.
Принцип 3: Тот же механизм создания электронной почты для сотрудников, занимающих официальные должности.
В этом случае может быть несколько вариантов названия. Главное — всегда настаивать на нем и всегда следовать ему, чтобы избежать путаницы. Так, можно выбрать первую букву имени и фамилии, первую букву имени и фамилии, должность и номер, и даже телефон (официальный или служебный). Выбор механизма зависит от конкретного случая.
Власть 4: Индивидуальные почтовые ящики для самых важных задач
Создание множества отдельных почтовых ящиков с простыми названиями не только упрощает выполнение различных задач, но и позволяет измерять коэффициент конверсии от ваших рекламных объявлений. Например, многие компании публикуются в каталогах, рекламируются в интернете и СМИ, участвуют в выставках. Четкое разделение почты по разным направлениям, с понятными названиями для каждого отдельного ящика, позволяет измерить эффективность всех методов.
В то же время стоит помнить, что людям может быть неудобно контролировать все коммуникации. Чтобы облегчить себе работу, можно создать отдельные ящики для всех коллекций электронной почты и создать вторичные ящики, настроив сортировку писем по разным правилам.
Начало 5: Не создавайте электронные письма, если они вам не нужны
Возможно, это немного странное начало, но оно очень полезно. Многие ящики плохо просматриваются и не очень удобны для чтения. Это увеличивает риск потерять важные сообщения и события. Вместо муз. почтового ящика рекомендуется создать ник — виртуальный e-mail, которого на самом деле не существует. Когда на адрес псевдонима приходит письмо, оно рекламируется в основном почтовом ящике в соответствии с заданными правилами.
Эффективно также использование групповой почты. В этом случае несколько почтовых ящиков объединяются в общую группу. Письма, отправленные на групповой адрес, получают все участники переписки.
Используя богатый опыт, накопленный с 2006 года, мы предлагаем наиболее эффективные рабочие почтовые структуры. Мы анализируем ваш бизнес и определяем наиболее подходящую корпоративную почтовую систему. При этом мы предлагаем не только единовременную установку, но и постоянную поддержку всей инфраструктуры.
Для кого важны акции на почте
Перенаправление имеет решающее значение для структур, которые не имеют одинакового местоположения в документе и на практике. Корпоративным клиентам больше не нужно тратить время на поездки через весь город за официальной и деловой почтой, если у них заключен договор с почтовым отделением. Существуют услуги по приобретению юридических адресов. Вы можете арендовать юридический адрес рядом с вашим офисом или производственной площадкой. Таким образом, почта будет собираться и доставляться почтовым отделением, что сократит расходы и время, а также повысит надежность работы.
Различия между юридическими и почтовыми адресами
Почтовые данные — это координаты здания, в котором ответственному лицу или сотруднику организации удобно получать почту. Эта информация не требует регистрации и используется в официальных целях. Юридический адрес — важное условие, без которого невозможно зарегистрировать компанию и начать ее деятельность.
Различия между обязательными полями:.
Если местоположение организации не совпадает с координатами, внесенными в реестр (что может повлечь за собой административную ответственность), оптимальный вариант — воспользоваться услугами почтовой компании.
Какие риски связаны с несоответствием юридического адреса?
С 2016 года на карте устава не обязательно указывать полный юридический адрес, достаточно указать местонахождение ООО. Место, где зарегистрирована компания, указано, но координаты указаны неточно. Местонахождение органа-исполнителя должно находиться в пределах населенного пункта, входящего в состав налоговой инспекции, где происходит регистрация.
Если письмо из налоговой инспекции или других органов возвращается с пометками «адресовано не по адресу» или «адрес отсутствует», существует риск административных санкций, ведущих к принудительной ликвидации. Если почтовое отделение будет должным образом проверять входящую корреспонденцию, таких дубликатов не будет.
Преимущества для почтовой службы
Самостоятельная организация пересылки почты занимает много рабочего времени и не всегда эффективна. Важные уведомления могут быть пропущены, ответы задерживаются, а коммерческие интересы получателей могут быть поставлены под угрозу.
Работая с «Офисной почтой» в компании, вы можете рассчитывать на своевременное выполнение традиционных условий и низкую абонентскую плату. Стоимость доставки почты в офис составляет 2550 рублей в месяц.
Гарантии клиентов компании
Опубликовано 12. 10. 2022. обновлено 29. 05. 2024.
Разница между юридическим и физическим адресами
Юридический адрес — это официальное местонахождение компании. Этот адрес указывается при регистрации компании в Федеральной налоговой службе, которая затем вносит его в Единый государственный реестр юридических лиц. Этот адрес является публичным и по нему приходят все письма и уведомления. По этому адресу проводится выборочная проверка.
Фактический адрес — это адрес, по которому организация осуществляет свою деятельность. Для налоговых органов юридический и фактический адреса должны совпадать, чтобы проверяющие могли в любой момент связаться с руководством компании.
Если организация не является юридическим лицом, требуется почтовое обслуживание. Это обеспечит своевременное получение писем и уведомлений.
Почтовое обслуживание юридических адресов может быть организовано двумя способами — самостоятельно или с помощью специальной службы. Первый вариант предполагает заключение договора с почтовой службой России. Для этого по юридическому адресу организации необходимо написать заявление. От имени организации подпись может поставить учредитель, руководитель или уполномоченный сотрудник.
После этого все входящие письма и уведомления будут храниться в вашем почтовом ящике. Вы можете сразу же получать их самостоятельно. В качестве альтернативы вы можете направлять всю входящую почту на фактический адрес организации, включая адрес генерального директора или учредителя.
Этот способ получения почты нельзя назвать самым простым, так как он отнимает много времени. Кроме того, стоимость услуги в российском почтовом отделении дороже, чем аналогичная услуга в компании, предоставляющей юридический адрес.
Другой вариант — заказать профессиональные услуги у компании, которая занимается продажей или арендой юридических адресов. Такие услуги стоят дешевле и помогают клиентам получать письма вовремя.
Они предлагают клиентам различные варианты, например.
В зависимости от ваших потребностей вы можете комбинировать различные методы. Например, заказать сканирование, если вы хотите получить документы сразу, или выбрать самовывоз, если вы планируете получать их самостоятельно на регулярной основе.
Эта услуга предоставляется на договорной основе со всеми закрывающими документами, а значит, компании могут компенсировать эти расходы в своих счетах.
Преимущества почтовой службы
Почтовая служба существует уже много лет и пользуется большим спросом. Почта обеспечивает своевременное получение и немедленный возврат всех писем и уведомлений. Для проверяющих органов это является показателем того, что компания проявляет инициативу в управлении. Это снижает риск внезапных проверок, санкций и исключения из реестра юридических лиц.
Менее чем за пять минут вы найдете несколько подходящих вариантов адресов. Мы ответим на ваши вопросы и подскажем, как действовать дальше.