С 2023 года в России вводится новый формат трудовых книжек. Трудовые книжки старого образца были приняты в 2003 году и использовались до этого времени без существенных изменений. Рассмотрим, что изменится в форме трудовой книжки и как это отразится на работодателях и работниках.
Основные изменения коснутся формы
Новые правила заполнения трудовых книжек
Общие правила предусматривают следующие способы заполнения рабочих тетрадей
Кроме того, может быть использована комбинация этих методов.
В конце трудового договора, приеме на работу, перемещении или увольнении сотрудника должна стоять подпись работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек. Если предприятие имеет печать, она должна быть скреплена печатью.
Внешнее трудоустройство
По желанию сотрудника в основное трудовое досье могут быть внесены некоторые временные сведения. Для этого необходимо предоставить подтверждающие документы: справку работодателя, оригинал или заверенную копию приказа по личному составу.
Если сотрудник больше не работает по основному месту работы, его может зарегистрировать работодатель, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть организованы в хронологическом порядке или сгруппированы в блоки, содержащие информацию о приеме и увольнении одновременно.
Записи могут иметь следующий формат.
Регистрация может быть проведена еще до приема работника на основное место работы, даже если он работает по совместительству.
Регистрация может быть проведена еще до приема работника на основное место работы, даже если он работает по совместительству.
В случае смены места работы в связи с переходом на другую работу
При переводе на другую постоянную работу в трудовой книжке делаются следующие записи
При переводе в электронную рабочую папку
Если работник решил отказаться от использования печатной трудовой книжки и решил сделать запись о переносе в трудовую книжку, в графах 1 и 2 указывается порядковый номер регистрации и дата издания печатной трудовой книжки.
В графе 3 регистрируется «Письменное заявление о предоставлении информации о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 указывается документ, на основании которого производится регистрация — заявление о переводе в трудовую книжку, а также дата и регистрационный номер.
Трудовая книжка в печатном виде выдается работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления о переходе на онлайн-версию трудовой книжки. Если сотрудник увольняется и подает заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения, его трудовая книжка должна быть выдана с последним делом не позднее следующего дня после последнего дня.
Когда временный перевод становится постоянным
Если сотрудник временно переходит на другую работу в компании, регистрировать перевод не нужно. Соответствующая регистрация требуется только в том случае, если временный перевод становится постоянным. Она будет иметь следующую форму.
В случае изменения наименования организации
Если работодатель меняет название организации, то соответствующая запись также вносится в журнал регистрации трудовых отношений. В этом случае первые две графы не заполняются. В графе 3 делается запись об изменении названия с указанием старого и нового названия. В графе 4 указывается дата и номер приказа о перемене имени.
Российское трудовое законодательство разрешает хранить в электронном виде практически все кадровые документы, включая трудовые книжки. Поскольку, по прогнозам Минтруда, электронный документооборот (ЭДО) станет обязательным для работодателей в 2025 году, имеет смысл перевести кадровые документы в электронный формат уже сейчас. Astral iKEDO — это облачный сервис для организации электронного кадрового документооборота в вашей компании. Он позволяет быстро и легко перевести кадровое делопроизводство в электронный формат и воспользоваться всеми преимуществами оцифровки, такими как ускорение обработки документов, экономия времени и ресурсов, интеграция с бухгалтерской системой. Чтобы подключить услугу, оставьте заявку на нашем сайте.
Кто должен следовать?
Нет необходимости менять вашу текущую трудовую книжку на новую. Все старые образцы бланков трудовых книжек и вкладышей, имеющиеся у работодателей, по-прежнему актуальны и могут использоваться без истечения срока годности.
Обсудим некоторые распространенные ситуации.
Новый бланк трудовой книжки можно использовать только для выдачи дубликата трудовой книжки, если работник потерял или уничтожил документы.
Если в трудовой книжке закончилось место для регистрации, создается приложение. К 2023 году, согласно новой публикации, новые книжки и вкладыши должны быть отредактированы с 1 января 2023 года с использованием соответствующих форм.
Или пример того, как неправильно оптимизировать налоги
Перевод учета в «Помощник Главбуха» экономит деньги реальных налогоплательщиков
Существенные изменения в новых трудовых книжках с 2023 года
В таблице показано, как изменился формат трудовой книжки и вкладышей в нее на русском языке с 2023 года.
Присутствует пометка о том, что при наличии печати необходимо поставить штамп
При наличии печати есть пометка о необходимости проставления печати
Имеется 14 листов (на данный момен т-10)
Имеется 12 листов (в настоящее врем я-9)
Сведения о награждении сотрудника
Имеется 7 листов (в настоящее врем я-10)
Имеется 5 полей (в настоящее врем я-8)
Содержание рабочей книги и формат вставки остаются прежними.
При наличии дополнительных вкладышей в каждый из них впечатывается следующая надпись. ‘Вкладыш выдан’ и указывается порядок и количество вкладышей.
Если титульный лист трудовой книжки не совпадает со штампом следующего вкладыша, необходимо создать регистрацию на титульном листе первого вкладыша.
Правильно оформить кадровые документы и организовать бухгалтерские вопросы компании помогают внешние помощники Главбуха. Если в компании нет внутренних специалистов, воспользуйтесь их поддержкой, независимо от бюрократии в компании. Средние чеки начинаются от 14 400 рублей в месяц.
Рассчитайте стоимость ведения внешней бухгалтерии в «Главбух Ассистент». Сэкономьте на бухгалтерах и налогах.
Актуальная стоимость бухгалтерского аутсорсинга в «Главбух Ассистент» начинается от 18 720 рублей в месяц. За эти деньги вместо бухгалтера вы получаете команду сертифицированных специалистов. Это главный бухгалтер, менеджер по персоналу и юрист. И — надежная бухгалтерия «под ключ»:.
Рассчитайте для себя стоимость ведения бухгалтерского учета для конкретного бизнеса и экономию, если вы перейдете на аутсорсинг.
Новые правила для бумажных книг
Перечислите, что изменилось в бюрократическом аппарате.
Информация о сотрудниках на титульном листе. Согласно новым правилам, при написании титульного листа больше не нужно будет указывать сведения об отсутствии образования. В трудовую книжку необходимо вносить только сведения об основном общем, среднем общем, среднем профессиональном и высшем образовании (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации). Записи вносятся на основании оригиналов, а не ксерокопий документов об образовании, таких как аттестаты, свидетельства и дипломы.
Реестр переводов. Реестры переводов должны быть заполнены в течение пяти рабочих дней. Сейчас — в течение 7 дней.
Правила постоянной регистрации временных замен приведены в таблице ниже.
Получите 62 страницы экспертного контента бесплатно!
Оставьте заявку в форме ниже. Мы вышлем вам файл.
Как заполнить новую трудовую книжку
Порядок ведения и архивирования новых трудовых книжек начнет действовать с сентября 2021 года. Этот порядок утвержден постановлением Минтруда № 320н от 19 мая 2021 года. 320н от 19 мая 2021 года.
Общие правила
Трудовые книжки могут быть заполнены любым способом.
Все эти варианты можно комбинировать.
При увольнении сотрудника дело о приеме, переводе или сокращении заверяется подписью работодателя или ответственного лица. При наличии печати ставится штамп. По старым правилам сотрудники должны были быть ознакомлены с соответствующим реестром подписей.
Внешнее трудоустройство
Регистрация совместительства осуществляется по желанию работника по основному месту работы. Требуется только необходимая документация — оригинал или заверенная копия приказа о приеме на работу, справка от работодателя.
Если сотрудник больше не работает по основному месту работы, работодатель может записать его на работу по совместительству. Регистрацию можно вести в хронологическом порядке или блоками при направлении на работу и увольнении.
Регистрация может осуществляться, даже если она предшествует работе по основному месту работы.
Перевод к другому работодателю.
Создайте запись при увольнении работника в связи с переводом к другому работодателю на другую постоянную работу.
При переводе в электронную рабочую папку
Когда работник отказывается от рабочей папки и подает заявление о переводе в электронный вид:
Распечатанная книжка должна быть выдана работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления о переводе сведений о трудовой деятельности в электронный вид.
Если работник подал заявление в течение трех рабочих дней после увольнения, то трудовая книжка должна быть выдана ему не позднее последнего рабочего дня.
Когда временный перевод становится постоянным
Временный перевод на другую должность в организации не регистрируется. Это необходимо только в том случае, если временная перестановка становится постоянной.
В случае изменения наименования организации
Если вы хотите изменить название работодателя в книге учета трудовых ресурсов, введите также следующие поля.
Хранение трудовых книжек и бейджей
В соответствии со статьями 39-40 Порядка работодатель обязан вести учет трудовых книжек и удостоверений, полученных от работников при приеме на работу, а также передачу пустых бланков для внесения записей взамен утраченных или испорченных.
Для этих целей можно использовать бланки моментального изготовления. Их не нужно скреплять печатью или штампом. Книги и журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны работодателем. Штампы, если таковые имеются, должны быть прошнурованы.
До 1 сентября 2021 года Министерство труда требовало от работодателей две формы отчетности.
Эти журналы можно хранить до тех пор, пока они не будут использованы.
Мое рабочее место.
Отчетные и юридические системы для бухгалтеров, юристов, кадровиков и специалистов.