Необходимость быть пунктуальным возникает, как только бизнес начинает работать, и ее важность возрастает по мере возникновения проблем, связанных с небрежным использованием времени. Рано или поздно все мы сталкиваемся с тем, что работники задерживаются, отсутствуют или не приходят на работу по уважительным причинам. Все эти ситуации должны быть продемонстрированы.
Кто же занимается контролем и учетом отработанного рабочего времени?
Обычно это сотрудник отдела кадров. Необходимо следить за их присутствием и своевременным появлением на рабочем месте работников. На небольших предприятиях это входит в обязанности офис-менеджера или бухгалтера. На крупных предприятиях сбор и предоставление подобной информации в отдел кадров возлагается на менеджера, руководителя подразделения или начальника отдела.
Вся информация для учета рабочего времени собирается отделом кадров и заносится сотрудниками отдела кадров в рабочие листы. В конце периода составленные табели передаются на утверждение директору компании или уполномоченному лицу, назначенному директором. Только после этого ведомость попадает к бухгалтеру, который рассчитывает заработную плату, выезды, командировки и т. д. Четкое и грамотное оформление табеля способствует правильному начислению заработной платы и своевременной ее выплате. За составление графика работы также отвечает отдел кадров.
Составить рабочую программу для бизнеса непросто. Стабильность производственного процесса зависит от того, насколько она оптимальна, разумна и учитывает все особенности бизнеса. Подготовка к составлению программы требует глубокого знания всех аспектов конкретного бизнеса, а также хорошего знания трудового законодательства. Программа учитывает особенности рабочего дня, пиковые часы и нагрузку на бизнес перед праздниками и выходные перед праздниками. Грамотно составленная программа позволяет избежать сверхурочных и сэкономить средства на оплату труда.
Рабочие программы различают трех типов: сменные, скользящие и недельные. Каждый тип программы используется для определенного способа ведения бизнеса.
При создании каждого из вышеперечисленных типов программ необходимо учитывать все потребности производства, с одной стороны, и не нарушать нормы трудового законодательства — с другой.
‘Акка Консалт’ поможет вам разобраться во всех сложностях работы сотрудников бухгалтерии. На примерах создаются рабочие листы и лицензии для анализа сложных ситуаций. Например, если сотрудник получает начисленный отпуск или разрешение на уход за ребенком до 1,5 лет, например, в декретном отпуске, проанализируйте это. Как следует дополнять рабочий лист в таких случаях?
‘Рабочие графики’ и ‘рабочие листы’: основные различия
Планирование и контроль рабочего времени сотрудников относится к одной из основных обязанностей работодателя.
От реального рабочего времени сотрудника зависят расходы на оплату труда. Кроме того, учет рабочего времени позволяет оценить производительность организации.
Учет рабочего времени регулируется Трудовым кодексом РФ. В этот учет включается время, в течение которого работники выполняют обязанности, предусмотренные их должностной инструкцией и трудовым договором, а также правилами внутреннего распорядка учреждения. Сверхурочная работа также учитывается и оплачивается отдельно. Трудовой кодекс Российской Федерации также регулирует продолжительность работы. Согласно действующим нормам, она составляет 40 часов в неделю (статья 91 Трудового кодекса РФ).
Другими словами, учет рабочего времени — это правило подсчета рабочих часов. Фактическое рабочее время фиксируется в табелях. Ведение табелей (формы Т-12 и Т-13) также регламентировано законодательством как обязательное для всех организаций, независимо от вида деятельности и количества сотрудников.
В кадровом делопроизводстве существует две концепции учета рабочего времени.
Плановые графики работы определяют рабочее время сотрудника на основе следующих критериев.
Всем организациям необходимо составить план работы. Если в организации установлен единый режим рабочего времени (40 часов при пятидневной рабочей неделе), индивидуальное документирование графика работы может не утверждаться. Однако документальное оформление графика работы является обязательным в следующих случаях.
Режим рабочего времени устанавливается в трудовом договоре или должностной инструкции. Различают следующие режимы рабочего времени.
Вид фактического учета рабочего времени (табель учета рабочего времени).
Каждая организация использует свой вид учета рабочего времени, исходя из специфики деятельности. Для перечисленных выше рабочих часов используются следующие виды учета фактического рабочего времени.
Еженедельный учет рабочего времени (и ежедневный) используется исходя из того, что рабочая неделя составляет 40 часов, но может быть распределена по дням по-разному. Необходимо рассчитать общее количество рабочих часов в неделю. Если вся рабочая неделя составляет 40 часов, то оплата производится по фиксированной ставке. Сверхурочные оплачиваются отдельно.
Ежемесячная оплата за работу в этом случае производится по фиксированной ставке. Сверхурочные часы оплачиваются в конце выбранного учетного периода. Учетный период может составлять не более трех месяцев, если ведется суммированный учет часов для сотрудников с вредными условиями труда. Общее количество рабочих часов фиксируется ежедневно, но суммирование происходит в конце выбранного периода.
На график влияет производственный календарь S O-Caled, который составляется ежегодно. В этом календаре учитываются государственные и специализированные праздничные дни, выходные и предпраздничные сокращения. В рабочем листе также учитываются командировки, отпуска, больничные и другие причины отсутствия сотрудников на рабочем месте.
Табель является первичным документом, на основании которого рассчитывается заработная плата и другие дополнительные выплаты. В настоящее время (с 1 января 2013 года) нет необходимости использовать строго единый лист. Вы можете использовать свой собственный вариант рабочего листа. Важно, чтобы в первичном документе (регламентированном законом 402-ФЗ) содержалось то, что требуется.
Существует два стандартных рабочих листа — Т-12 и Т-13. Основное отличие Т-12 от Т-13 в том, что первый документ предназначен для ручного учета рабочего времени сотрудников и имеет блок для расчета заработной платы. Табель учета рабочего времени Т-13 можно заполнять в кадровых и бухгалтерских программах. Т-13 не содержит раздела по расчету заработной платы, который является предметом других документов. В конце каждого месяца заполненные табели передаются в бухгалтерию.
Документирование рабочего времени сотрудников на будущие периоды (недели, две недели, месяц) (программа смен). Программа работы не учитывает возможность фактического отклонения рабочего времени от запланированного. Этот документ не передается в бухгалтерию для расчета заработной платы.
В графике фиксируется фактическое рабочее время за определенный период (неделя, две недели или месяц) с учетом ежедневного рабочего времени. График отправляется в бухгалтерию для начисления заработной платы.
Отработанные часы в табеле не обязательно должны совпадать с графиком работы. Это не противоречит закону. Сотрудники могут отсутствовать на рабочем месте по причине болезни, отсутствия и т. д. Напротив, они могут быть привлечены к внеплановой сверхурочной работе или работе в выходные дни.
Учет рабочего времени регулируется статьей 91 Трудового кодекса РФ. Возможные режимы рабочего времени описаны в статье 100 Трудового кодекса РФ. На каждого сотрудника ведется учет фактического рабочего времени. Для табелей учета рабочего времени используются две формы.