Большая часть входящих документов, обрабатываемых секретарем (или канцелярией), адресована руководителю органа (по экспертным оценкам, примерно 85-90% всех входящих документов), заместителям эмиров, структурным подразделениям и специальным исполнительным лицам.
Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, переданы по телефону, телефонограмме или электронной почте.
Отправка документов по электронной почте значительно сокращает время передачи информации и повышает надежность доставки. Кроме того, если на предприятии используется автоматизированная система и полученный документ вводится в память машины, электронная почта позволяет отказаться от последующей вставки входящего документа на бумагу (ручную или сканированную).
Как правило, входящая корреспонденция обрабатывается в день получения. В учреждениях с большим объемом документов корреспонденция поступает в секретариат или в секретариаты из уже обработанных миссий. В небольших организациях секретарь получает корреспонденцию непосредственно с почты, из других учреждений или от граждан и обрабатывает ее самостоятельно.
Во время движения входящих писем подаются дополнительные служебные сигналы (сигналы приема документов, разрешения, контроля, исполнения и отправки файлов). (например, регистрация, контроль исполнения).
Маршруты движения входящих писем представлены в таблице 4.
Таблица 4. Маршруты движения входящих писем
Проверка директором, внесение решения в РКЦ
Приемка и непроверка исполненных документов
Размещение исполненных документов в папках, уничтожение и удаление.
Прием и первичная обработка входящей корреспонденции в аппарате осуществляется централизованно миссией или секретарем.
Соответствующая доставка проверяется до открытия письма. Неправильно назначенная корреспонденция отправляется на почту или пересылается получателю. Если корреспонденция повреждена и не может быть использована, создается действие с поврежденной корреспонденцией и отправляется отправителю, а вторая копия остается в офисе.
Папки с пометкой «личное», предназначенные для государственных органов, не открываются.
В таких случаях файл прикрепляется к документу, а затем передается на хранение.
После открытия файла проверяется правильность вложения документа в папку, количество его листов и наличие приложений. Если отсутствует ветвь или лист документа, то сообщается буква знака, а также сам документ и графа «Примечание» в регистрационно-ревизионной карточке (РКК) или журнале регистрации входящих документов.
На всех входящих документах должны быть проставлены все отметки, свидетельствующие о том, что документ поступил в учреждение. Они состоят из краткого наименования поступления, даты поступления и номера протокола.
Сигнал о получении проставляется в виде печати или электрической пломбы. На каждом документе проставляется регистрационный штамп (31), определяющий время и факт поступления документа в аппарат. Если корреспонденция не вскрывается, печать помещается в папку (отделение). Документ, полученный по факсу, уже содержит квитанцию.
Основная обработка документа завершается его классификацией на зарегистрированный и не зарегистрированный. Для этого используется список «незарегистрированных документов», который должна составить каждая организация. Обычно этот список оформляется в виде приложения к инструкции по делопроизводству. Ненаучные документы сразу же сортируются по исполнителям или разделам для доставки. Они скрепляются регистрационным штампом без приложения.
После регистрации документы из Министерства финансов должны быть переданы на рассмотрение в административный орган или непосредственному исполнителю (в день получения). Телеграммы и другие срочные документы передаются под расписку.
Последовательность задач по обработке входящих документов можно проследить по схеме, представленной на рисунке 4.4.
Процесс предварительной проверки документов значительно облегчают настольные классификаторы. Он состоит из дисков (разделов), промаркированных условными названиями (индексами) организации (предприятия), структурного подразделения или ответственного исполнителя. Например, «Для справки», «Ожидание ответа», «Сохранить для дальнейшего использования» и т. д. Можно использовать конверты разных цветов. Полученные документы просто помещаются в соответствующий раздел.
Если объем документов небольшой, можно использовать специальные конверты с разделителями.
Документы, в адресе которых указано наименование структурного подразделения или сотрудника, передаются по назначению без предварительной проверки и маркировки.
Принятие управленческих решений по конкретным документам — одна из основных функций администратора и является центральным и решающим звеном в технологии управления. При рассмотрении поступившего документа администратор должен определить исполнителя документа, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальный срок исполнения. Указания должны быть оформлены в виде решения по самому документу.
Затем администратор передает документ исполнителю через секретаря, который регистрирует резолюцию в РКЦ или журнале регистрации. Информация из резолюции (исполнитель, срок исполнения) дополнительно вносится секретарем в РКЦ или журнал. Резолюция может служить основанием для постановки документа на контроль. Если назначено несколько исполнителей, документ передается первому исполнителю по списку. Он считается ответственным исполнителем.
Рисунок 4. Технический процесс обработки входящих документов. Документ подписывается в РКЦ или в журнале регистрации входящих документов и передается ответственному исполнителю, на котором исполнитель проставляет дату получения. За исключением документов с грифом «коммерческая тайна» («КТ»), «конфиденциально за пределами компании» или «для служебного пользования» («ФУП»), документы могут передаваться между исполнителями без расписки.
Для того чтобы несколько исполнителей могли одновременно исполнить документ, секретарь дублирует полученный документ и передает копию исполнителю.
Душеприказчик готовит ответ на основании этого документа и передает его на подпись администратору (вместе с любыми сопроводительными материалами, использованными при подготовке ответа).
Документ должен быть рассмотрен как можно скорее (как правило, в день получения). Секретарь проверяет исполнение документа (при необходимости).
Секретарь получает подготовленное письмо от исполнителя, проверяет его, регистрирует, помещает в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования после выполнения задания и направляет ответ адресату.
В документе-исполнителе исполнитель указывает на исполнение документа и его отправку в дело, а также указывает индекс дела. Дела, по которым поступают сигналы об исполнении, ведутся в РКЦ или календаре. Предварительные отчеты помещаются в дело отчетов, а сам документ архивируется.