Рабочий лист D: что он означает и как правильно его использовать | Мку «управление жилищно-коммунального хозяйства»

Чтобы выяснить, сколько отработал сотрудник и имеет ли он право на получение дополнительной зарплаты или наоборот, на вычеты из зарплаты, компании создают для своих работников рабочие листы рабочий лист сотрудника. Буквы или цифры используются для выделения соответствующих событий. Это хорошо, если событие является праздничным или сверхурочным, но оно может быть нестандартным. Например, молодая мама работает неполный рабочий день и сидит с ребенком, или сотрудник едет в командировку и заболевает. В таких случаях бывает сложно сразу определить, что включить в отчет, а ошибки в заполнении форм могут привести к штрафам. В этой статье вы разберетесь, какие коды существуют, как правильно их использовать и избежать путаницы.

Формы рабочих листов и порядок их заполнения

Трудовой кодекс обязывает предприятия вести учет фактического рабочего времени сотрудников (ст. 91 ТК РФ), а Закон о бухгалтерском учете требует фиксировать все события хозяйственной жизни в первичных документах. Рабочие листы являются такими документами и необходимы бухгалтерии для правильного расчета заработной платы.

Теперь нет необходимости использовать стандартные листы, и компании могут импортировать свои собственные листы. На практике большинство использует формы Т-12 и Т-13 Госкомстата России (постановление Госкомстата России от 1 мая 2004 г. № 1) или форму 0504421, утвержденную приказом Минфина России. Последняя утверждена для применения бухгалтерскими организациями и является обязательной для них, но коммерческие компании могут принять эту форму и адаптировать ее под свои нужды.

Табель учета рабочего времени Т-13 используется для автоматических записей, а Т-12 можно применять, если компания ведет учет вручную и в форме есть раздел для начисления зарплаты.

Предварительные отчеты должны быть дополнены одним из двух методов. Сплошным методом, когда фиксируются все события, и методом выборки или расхождения, когда речь идет об их отсутствии и причинах. Второй метод показан, если сотрудник обычно работает восемь часов. В тех случаях, когда периоды рабочего времени меняются, предпочтительнее использовать справочные карточки, чтобы сохранить непрерывный метод учета нерабочего времени. Все случаи отсутствия на рабочем месте должны быть подтверждены соответствующими документами.

Советуем прочитать: Справка из ФССП об отсутствии задолженности: как выглядит и где получить

Важно! В учетной политике компании обязательно должен быть указан тип графика и выбранный код символа.

Часто в коде допускаются ошибки.

Если отпуск выпадает на праздничный день, то следует ввести код «ОТ», а на выходной — «В». Это неверно. Выходные дни включаются в календарные дни отпуска (ст. 120 ТК РФ), а в них не входят праздничные дни, приходящиеся на период между основной и дополнительной лицензиями. Поэтому в рабочем листе в выходной день, относящийся к лицензии, необходимо проставить код лицензии, а праздничные дни отметить кодом «В».

Подробнее об отпусках и частых вопросах, связанных с ними, читайте в нашей статье.

Код для командировки используется, когда сотрудник фактически не находится в командировке. Если сотрудник отправлен в командировку по решению руководителя, в рабочем листе проставляется код «К». Однако сотрудник может поехать в другое место по другой причине. Например, сотрудник может отправиться из филиала головного офиса на переподготовку. В этом случае необходимо зарегистрировать «PM» — обозначение для обучения в другом месте.

Если сотрудник работает в нерабочий день, который не является праздничным, используется код ‘RW’. Правительственные распоряжения могут признать определенные дни нерабочими, как это произошло во время пандемии.

Некоторые работники продолжали выполнять свои обязанности и указывали код «RW» в своих рабочих листах. Это неверно. Работа в этот день означает двойную оплату, но поскольку этот день недавно не был признан праздничным, рекомендуется ввести дополнительную характеристику, например «OND» — оплачиваемый день для непрофессиональной работы. Это не запрещено, но все дополнения должны быть утверждены приказом и отражены в учетной политике предприятия (порядок утвержден Положением Госкомстата от 24. 03. 1999).

Удаленная работа обозначается кодом «УД». Это буквенный код рабочего листа, который указывает на дополнительную лицензию без дохода. Поэтому для обозначения удаленной работы предпочтительнее использовать другие буквы, образующие «ru».

Рабочий день сотрудника ненормированный, фактически отработанные часы в табеле учета рабочего времени не фиксируются. Если сотрудник с ненормированным рабочим днем периодически работает сверхурочно, то такая работа не считается сверхурочной (ст. 97 ТК РФ, письма Роструда от 12 февраля 2009 г. № 3567-6-1, от 6 июля 2008 г. № 1316-6-1), поэтому заработная плата не выплачивается, отраженные в табеле, закон обязывает работодателя учитывать все фактическое рабочее время сотрудника (ст. 91 ТК РФ). . Для работников с ненормированным рабочим днем можно ввести дополнительный код или поставить «I» под количеством отработанных часов.

Советуем прочитать: Распределение долгов супругов при разводе

Обратите внимание! Количество часов должно быть указано для обычных рабочих дней, сверхурочных, ночных, выходных и праздничных дней.

Короткие дни перед праздниками в рабочем листе отображаются как полные дни. Если работник трудится восемь часов, короткий рабочий день должен составлять семь часов (статья 95 Трудового кодекса). Если работник трудится восемь часов, то лишние часы считаются сверхурочными и должны оплачиваться в соответствии с законодательством.

Код «ОТ» используется для отпуска на полный день и болезни работника. Это неверно. Больничные дни, даже в выходные, должны быть закодированы как «B». Больничный оплачивается за календарные дни (ст. 6, п. 8 Федерального закона 255-ФЗ от 29 декабря 2006 г.). Кроме того, если больничный выпадает на праздничный день, то он продлевается или переносится (ст. 124 ТК РФ). Поэтому день, предшествующий болезни, нужно отметить кодом «ОТ», затем кодом «Б» и снова «ОТ» в зависимости от количества дней, на которые был продлен отпуск.

Единый код обозначения на рабочем листе

Бухгалтеры могут отказаться от унифицированного кода и применить собственное обозначение. Допускаются смешанные варианты уникальных кодов и решений из интегрированной формы оборотной ведомости.

Применение уникального кода требует административного распоряжения. Возможность использования уникального обозначения должна быть закреплена в учетной политике.

Например, согласно статье 258 Трудового кодекса РФ, работающая женщина, имеющая ребенка в возрасте до полутора лет, имеет право на дополнительный перерыв для кормления ребенка.

Поэтому организации могут заполнять договорные обозначения в бланках для учета рабочего времени и печатать их в рабочих листах для расчета оплаты труда.

Такая возможность предусмотрена порядком, утвержденным постановлением Государственной статистической комиссии. 20 от 24 марта 1999 года.

Лист автоматически вводится в программу AccountingSoft.

При расчете заработной платы на основе импортированных в программу заказов Booksoft самостоятельно собирает рабочие листы — нет необходимости заполнять их вручную.

Количество листов, которые вы можете регистрировать каждый день, неограниченно. Это позволяет фиксировать сложные случаи: смены, перерывы, отстранения от работы.

Работа в форме рабочих листов AccountSoft очень удобна — она проста и понятна.

Советуем прочитать: Алименты на детей-инвалидов при разводе: права и обязанности, расчет размера и продолжительности выплат

Наталья Чистотина, руководитель группы поддержки «Бухсофт», — бухгалтер и эксперт по налоговому учету, член Единого реестра аттестованных архитекторов.

Основная проблема, с которой сталкиваются бухгалтеры при заполнении рабочих листов, — это маркировка.

Если вам нужно наглядно представить нестандартные периоды, включите бесплатный доступ к Бухсофту и напишите беседу. Рекомендуется указывать правильные названия в рабочем листе.