Написание эффективных писем на почту: советы и рекомендации

Объясните, какие ошибки можно допустить при выполнении этих, казалось бы, простых заданий (и как они могут повлиять на вашу карьеру).

Написание писем настолько привычно и естественно для нас, что мы редко обращаем внимание на формулировки и подачу. С другой стороны, многие люди не знают, как правильно писать электронные письма. Максим Чернов, эксперт по нетворкингу и карьерному развитию, автор блога «pronetworking.ru», рассказал, как писать письма, на которые всегда отвечают.

Письма — это товар.

Мы знаем, что написание эффективных электронных писем — основа современной коммуникации, но никто не спешит обучать молодых специалистов этому важному занятию. Знание того, как написать хорошее письмо — такое, на которое с вероятностью 100 % ответят, — уже половина пути к достижению вашей цели. От одного письма может зависеть, получите ли вы хорошую работу, найдете ли инвестора для финансирования своего проекта, получите ли совет и помощь, которые могут изменить всю вашу жизнь, и многое другое.

Каким бы ни было письмо, оно является товаром, даже если в буквальном смысле ничего не продает. Получатель послания может получать не один десяток или даже сотню таких писем в день. В этом случае нецелесообразно уделять каждому письму одинаковое время и внимание.

Как и в случае с прямыми продажами, получатели классифицируют полученную информацию по-своему. Общий поток писем делится на две категории: те, которые заслуживают ответа, и те, которые после беглого прочтения без малейших колебаний отправляются в корзину. То, куда отправляется письмо, зависит от того, насколько получатель «зацепился». Электронное письмо дает отправителю возможность сформировать первое впечатление, но перейдет ли оно в раздел «ответить» или «удалить», зависит от тонких сигналов.

Факторы, по которым отправитель и получатель сообщения могут не договориться, включают.

Далее следует список оттенков, на которые обращают внимание люди, решая, отвечать или нет на электронное письмо. Требования могут показаться излишними и жестокими, но это не вопрос личной симпатии или неприязни, а то, на что действительно обращают внимание проверенные деловые издания, рекрутеры и владельцы компаний. Это люди, которые говорят за вашей спиной, и нет причин скрывать что-то, чтобы казаться более вежливым или интересным.

Примечание: Эти правила относятся только к тем письмам, в которых от получателя что-то требуется, даже если это всего лишь один ответ. Эти правила менее важны, если письмо предназначено для обмена информацией, выражения благодарности или как часть дружеского письма.

Как вы озаглавливаете свои презентации? Как вы озаглавливаете свои видео советы? Как вы пишете электронные письма? Слова, которые вы используете, влияют на поведение окружающих и на то, как они вас воспринимают. Это простой способ стать более харизматичным.

Вы можете с удовольствием прочитать книгу «Расколоть коммуникацию общения.

Теплота и уместность.

Если вы хотите передать тепло, используйте теплый язык. Если цель владеет языком, используйте соответствующую лексику. Теплый язык передает дружелюбие, доверие и оптимизм. Например, «командная работа», «сотрудничество», «счастливый», «оба», «вместе». Они имеют такой же эффект, как улыбка или наклон головы. Эти слова вызывают у нас очень приятные ощущения.

К подобным сигналам тепла относятся и эмодзи. Согласно одному исследованию, клиенты, общавшиеся с сотрудниками службы поддержки, ставили более высокие оценки тем, кто использовал emojis, поскольку считали их более живыми и человечными.

Профессиональные слова указывают на силу, знания и эффективность. К ним относятся, например, слова «мозговой штурм», «эффективный», «продуктивный» и «научный». Профессиональные слова — это словесный эквивалент складывания рук дома или целенаправленных жестов. Они заставляют нас чувствовать себя мотивированными, компетентными и осознавать, что мы в надежных руках. Научные данные, диаграммы и исследования — это сигналы мастерства.

Например, слова «уверенный в себе», «превосходный» и «творческий» являются теплыми и компетентными, поскольку вызывают оптимизм и интерес.

Вместо того чтобы быть слишком негативными, большинство людей просто используют скучные слова. Можете ли вы определить, какие слова являются теплыми, компетентными и харизматичными, а какие — скучными? Прислушайтесь к себе. Какие чувства вызывает у вас тот или иной язык? Что напоминает вам о теплоте и достоверности? Достаточно!

Вот краткий список слов, которые вы можете добавить в свой подарок

Пример.

Наше профессиональное общение становится все более стерильным — из него исчезают признаки харизмы. Жаль это слышать! Вы можете постоянно отправлять и получать подобные письма. В чем же здесь проблема?

Во-первых, это выглядит очень скучно. Во-вторых, от подарка не остается и следа.

Язык бесплодия стал настолько привычным, что мы перестали его замечать. В этом письме есть основы, но можно предложить и больше. Добавление словесных указаний помогает сделать это послание самым обычным и классным. Посмотрите: слова в следующих письмах почти одинаковые, но выглядят совершенно по-разному.

Каждое подчеркнутое слово — это сигнал о подарке. В электронном письме можно найти такие теплые слова, как «цель», «вместе», «радость» и «желанный», а также такие теплые слова, как «вид», «результат» и «я занимаюсь».

Ревизия почтового ящика.

А вы общаетесь с помощью своего дара? Давайте узнаем! Лучший способ узнать, какие сообщения о вашей теплоте и возможностях вы посылаете, — это проверить свою электронную почту. Посмотрите, как это можно сделать…

Советуем прочитать: Добрый вечер. На каком сайте я могу написать жалобу в Министерство здравоохранения Москвы?

— Откройте папку Envoy Items. — Откройте пять последних важных сообщений. — Измерьте количество использованных «горячих» слов. — Подсчитайте количество использованных слов о способностях. — Подсчитайте количество использованных слов харизмы. — Наконец, проверьте использование негативных слов, таких как «проблема», «неправильно», «стресс» и т. д.

Какие закономерности вы видите? Тысячи людей, которые занимались подобным контролем, обнаружили, что они используют много одинаковых сигналов. Именно поэтому они придерживаются одного конца шкалы харизмы. А некоторые люди обнаруживают, что у них мало признаков харизмы — большая часть их общения находится очень близко к опасной зоне.

Разные слова могут быть адресованы разным людям. Много компетентных слов начальнику и много теплых слов коллегам. Возможно, именно поэтому к ним относятся по-разному. Вы сами поощряете это.

При написании электронных писем излагайте то, что, по вашему мнению, должен знать ваш собеседник, а также то, что, по вашему мнению, он должен чувствовать.

Это не значит, что нужно перегружать сообщение лишними словами, но тщательно подбирайте слова, которые помогут вам (и вашей команде) достичь поставленных целей.

Как создать идеальное электронное письмо и получить на него ответ

Как написать идеальное электронное письмо и получить ответ

В среднем на одного пользователя электронной почты приходится 80 писем. Это означает, что каждый пользователь понимает, как написать хорошее письмо, пусть даже неосознанно. Поэтому следует провести небольшой тест. Какое из этих писем с наибольшей вероятностью получит ответ?

Согласно исследованиям Boomerang, второй вариант является идеальным. Первый — очень формальный и менее эмоциональный. Вторник слишком многословен, а последнее слово очень мало.

Сервис Boomerang помогает пользователям работать с электронной почтой. Они планируют использовать его для отправки электронных сообщений, создания базы подписчиков и улучшения электронной почты. В феврале компания опубликовала исследование, в котором проанализировала 40 000 000 000 электронных писем эмиссаров. На основе анализа был создан идеальный стандарт электронной почты.

В Интернете можно найти множество советов о том, как составить идеальное письмо, — от базовых рекомендаций по написанию до уже готовых стандартов. Но ни один из них не основан на статистике (в основном потому, что ее не существует), и многие из них спорны». Алекс Мур, редактор блога Boomerang

Boomerang выявил различные закономерности. Например, пользователи чаще отвечают на электронные письма, написанные очень простым языком на уровне начальной школы. Избегание сложных структур и сложных предложений может увеличить вероятность ответа на 53 %. Письма, написанные на уровне старшей школы и аспирантуры, встречаются в 45 % случаев. Если электронное сообщение содержит жаргонные термины или редко употребляемые слова, вероятность получения ответа возрастает на 39 %.

Исследователи также обнаружили, что пользователи не отдают предпочтение нейтральным письмам. Вероятность ответа увеличивается на 13-15 %, если текст имеет эмоциональную окраску. Причем как в положительных, так и в отрицательных эмоциях.

Любителям длинных писем стоит смириться с тем, что на письма длиннее 100 слов вероятность получить ответ ниже. Идеальный диапазон — 50-125 слов. В этом случае вероятность ответа на письмо составляет 51 %. Если письмо состоит менее чем из 50 слов, вероятность ответа на него составляет 40 %.

Для более длинных писем нет необходимости измерять количество слов. Если письмо содержит от 200 до 2000 слов, вероятность ответа не снижается.

Хуже всего, когда письмо не имеет темы. Тогда на него не отвечают в 86 % случаев. Однако даже чрезмерная моногамия предметной строки может привести к чему-то лучшему. Идеальная длина темы письма — три-четыре слова.

Однако, несмотря на заявления Бумеранг, ее исследование не является уникальным в этой области. Компания ShommeLeads, проанализировав 260 миллионов электронных писем, определила идеальную длину строки темы электронного письма. Их эффект практически идентичен эффекту Boomerang — письма открываются чаще, если тема письма состоит из шести-десяти слов. Согласно их исследованию, такие письма открываются в 21 % случаев. Если тематическая строка встречается реже, то вероятность составляет 16% — 14%. Стоит отметить, что более половины писем относятся к последней категории и, следовательно, с наименьшей вероятностью будут прочитаны.

Однако проверенные исследователи считают, что чаще выбирают рассылки с более объемными темами. Согласно их исследованию, вероятность того, что письмо будет прочитано, на 46 % выше, если в теме письма содержится 10 и более слов. Если их меньше пяти, шансы на прочтение уменьшаются вдвое. То же самое можно сказать и о длине письма. Исследование Implisit показывает, что если письмо состоит из более чем 500 слов, вероятность того, что на него ответят, на 40 % выше.

Implisit также рекомендует включать в конец письма подпись компании с фотографией — на такие письма лучше реагируют, а первое письмо новым подписчикам отправляется не позднее чем через неделю. Однако подписи могут быть и более дифференцированными.

Исследование Nielsen Norman Group также содержит полезную информацию о хорошо оформленных электронных письмах. Проанализировав реакцию пользователей, получивших сотни писем, исследователи вывели ряд правил. Неожиданным оказался тот факт, что получатели скептически отнеслись к целевым письмам. Особенно низкий процент открытия был отмечен для писем с именем получателя, написанным заглавными буквами.

Советуем прочитать: Как отменить заказ в приложении Autodoc

Не будьте слишком строги к эмодзи. Некоторые программы электронной почты все еще не отображают письма должным образом, поэтому есть возможность добиться негативных результатов, вводя специальные символы. Однако команда исследователей коммуникаций MailChimp не согласна с этим мнением. Проанализировав данные писем, отправленных с помощью сервиса, они заметили, что письма со смайлами часто открываются.

Они предполагают, что проблемы поддержки смайлов можно решить с помощью инструмента Inbox Preview, который показывает, как выглядят письма в разных почтовых сервисах. Стоимость Inbox Preview зависит от количества тестируемых сервисов. Месячная подписка на 25 сервисов стоит 3 доллара. Другой совет MailChimp прост — аналитики сервиса предлагают актуальные корректировки писем в разных странах, тестируя и поддерживая интерес подписчиков к регулярным письмам.

Все четко по теме и самим письмам. Существует множество исследований, показывающих, на какие письма отвечают, а какие открывают. Однако не так часто используется еще один важный фактор — время отправки письма. В 2013 году только 49 % компаний изучали влияние времени доставки на эффективность писем. Остальные 51 % либо уже знали все это, либо не интересовались.

Чтобы определить идеальное время отправки электронных писем, MailChimp провела самый масштабный анализ, изучив показатели открываемости более миллиарда писем.

Показатели открываемости растут и достигают своего пика в полдень и между 14:00 и 17:00.

Аналитики MailChimp выяснили, что вторник и четверг — самые загруженные дни для электронной почты, поэтому имеет смысл отправлять письма в другие дни, если это возможно. В то же время вторники и четверги почему-то выбираются маркетологами и могут быть наиболее эффективными в эти дни. Так и есть — исследование, проведенное маркетинговой службой Get Response, показало, что пик открытий электронных писем приходится на четверг. На втором месте — пятница, на третьем — четверг. Самый низкий процент — в воскресенье.

Проанализируйте всю полученную информацию и составьте список общих советов.

Как написать письмо, чтобы его прочитали и поняли

Многие вопросы в ИТ-компаниях решаются по электронной почте. Иногда вы получаете письмо, и его интересно читать, а иногда вы получаете что-то такое, от чего хочется закрыть письмо и больше никогда на него не смотреть. Читаете ли вы и понимаете ли вы свои сообщения и хотите ли на них отвечать? Вот несколько советов, которые помогут вам решить проблемы, а не сделать ваши профессиональные письма проблемными

Четко формулируйте тему письма

Вы должны четко понимать, о чем идет речь. Хорошо обозначенная тема поможет сфокусировать внимание ваших коллег на главном. Например, отвечая на проект «Кошка», всегда указывайте это название в заголовке письма. В потоке писем с одинаковыми названиями тем бывает трудно найти то, что вам нужно. Добавьте одно или два ключевых слова в строку темы. Например, ‘CAT: Server Crash’, ‘CAT: Documentation’ или ‘CAT: February 2019’. Если человеку нужно найти именно то письмо с документацией, ему не придется открывать десятки писем с одинаковым названием. Убедитесь, что строка темы легко запоминается (избегайте аббревиатур и символов, таких как «cat_0011»).

Продумайте свой целевой список.

Мы часто сталкиваемся с тем, что переписка, начатая с группой из десяти человек, перерастает в личную. Письма продолжают приходить к вам, и вы понятия не имеете, почему читаете то, что вас не касается. Постарайтесь избежать подобных ситуаций: когда вы обнаружите, что вам больше неинтересно общаться с большинством коллег, прочитайте их все и удалите из адресатов тех, кто прочитал их все.

Другой случай — когда вам нужно соединить кого-то с давно начатой перепиской. Вместо того чтобы загружать его километровыми рассказами о том, как ее искать, в этом случае сообщите об этом своему коллеге.

Объясните, чего вы ждете от получателя.

Вы хотите проинформировать своего коллегу? Тогда персонаж не нуждается в ответе. Вы хотите сообщить о проблеме? Тогда требуется помощь или время. Вы хотите спросить совета? Тогда подождите, пока адресат выскажет свое мнение. Когда человек получает письмо, он должен понимать, что делать дальше. Не позволяйте коллеге хвататься за голову и думать: надо написать ответ, что со всем этим делать отправителю? В тексте объясните, что вам нужно от людей.

Например, вам прислали техническое задание. Вы смотрите на него и говорите: «Ну, анализ везде один, а в „контактах“ — нет. Придется делать заново». Сформулируйте все свои мысли так, чтобы другие поняли, что не так и кто будет делать это заново. Коллеги, я видел условия работы команды. Мы рекомендуем вам проанализировать страницу «Контакты». Для остальных страниц это не имеет значения. Это позволит нам создать единый дизайн для всех вкладок. Если никто не возражает, я могу это сделать. Жду ответа к 11 марта».

Что такое эффективное общение

Не пишите длинных писем

Длинные письма требуют много времени на прочтение и много времени на ответ. Если вам нужно многое сказать коллеге, лучше сделать это по телефону или на встрече, а не в письме. Если вы все-таки решили писать, создайте структуру. Каждый абзац должен содержать одну мысль. По возможности, таких идей должно быть не более трех-четырех. Если персонажи выглядят отлично, посмотрите, где можно сделать их короче.

Советуем прочитать: Традиционные несчастья. Новые онлайн-аферы угрожают фанатам и перекликам

Обоснуйте свое решение

В сложных ситуациях вам необходимо принять решение и сообщить о нем остальным членам команды. Например, на проекте вы получаете статистику от коллег. Не все идет гладко, потому что нужная программа работает с перебоями. Кто-то другой может вводить данные, и в итоге их приходится собирать вручную. Вы принимаете решение: начинаете использовать другую программу. Не объединяйте людей в одну фразу до этого события. Только если есть объективные причины, никто не любит изменений и не принимает их. Не забудьте перечислить все причины, которые заставляют вас использовать другую программу, и объяснить коллегам, как действовать в новых условиях: создайте мастер-класс.

Не забудьте прикрепить вложения

Вы когда-нибудь получали письмо с текстом «Коллега, я забыл прикрепить документ»? Это одна из самых распространенных ошибок в профессиональных письмах. Избежать ее можно с помощью простого приема: выделите желтым цветом место текста о прикрепленном документе и не снимайте пометку до тех пор, пока не прикрепите документ. Яркие пятна подчеркивают ваше внимание.

Не прикрепляйте слишком много вложений

Человек открывает письмо — это действие. Прочитать его — еще одно действие. В тексте электронного письма он находит различные ссылки: кликните на одну из них — есть документ на английском языке для разработчиков, кликните на другую — есть документ на русском языке для тестировщиков, кликните на третью — есть кодировка компании. В письме 12 вложений, его вес превышает допустимый объем, а некоторые из них ушли в облако. Похоже на страшный сон? К сожалению, зачастую это реальность.

Создайте правила, чтобы выбрать, что адресатам нужно читать, а что нет. Не забывайте создавать папки по направлениям и убедитесь, что к файлам можно получить доступ по электронной почте, что, где, для кого и почему. Коллеги будут просто переходить к нужной папке вместо того, чтобы искать ее в десятках документов. Если возможно, объясните наиболее важные моменты вложения в теле письма, чтобы коллеги знали, что именно в нем искать. Если используется ссылка, оформите ее правильно. Человек должен понимать, куда его вести.

Будьте дружелюбны.

Что бы ни случилось, не пишите электронные письма в грубом тоне. Не прибегайте к унижению человека, с которым вы общаетесь, или кого-либо другого, кого там нет. Решите указать, что вы не согласны с клиентом, и напишите, что он принял глупое решение? Вы считаете, что сотрудники других отделов небрежны или ошибаются? Всему этому не место в профессиональной коммуникации. Если у вас есть претензии к чьей-то работе, немедленно свяжитесь с ним. Это ускорит решение проблемы.

Пишите грамотно.

Действительно, в спешке мы часто путаем слова и запятые. И да, другие тоже это замечают. Прежде чем отправить письмо, перечитайте его еще раз. Если вы не уверены, что в нем все правильно, зайдите в специальный онлайн-сервис проверки орфографии или хотя бы проверьте его в Word. После того как вы все исправили, не забудьте перечитать его еще раз. Не забывайте пользоваться справочным порталом Грамота.ру. Там правила русского языка объясняются простым языком и на элементарных примерах. Не забывайте ставить пробел после знаков препинания, но перед точками и запятыми.

Не зацикливайтесь на ошибках.

Рассмотрим ситуацию. Один из ваших коллег неправильно написал слово, но другой коллега не смог высказаться. Никому не нравятся сообщения о безграмотности. Нет смысла сообщать об этом коллеге, ведь письмо уже отправлено, и вы не можете поставить запятую или заменить букву «i» на «e». Если вы не учитель русского языка, если вы не работаете корректором, исправлять ошибки не входит в ваши обязанности. Каждый должен заниматься своим делом.

Скажите «нет» ханжеству, грубости и фальши

Существуют определенные слова и фразы, которых эксперты по деловой электронной почте рекомендуют избегать. К ним относятся сленг, неграмотные слова, фразы, создающие резкий тон, и фразы, которые звучат слишком просто для профессионального письма. Некоторые из них перечислены ниже.